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經濟部主管法規共用系統

列印時間:113.04.16 08:51

法規內容

法規名稱: 經濟部首長電子信箱處理作業規定
公發布日: 民國 101 年 01 月 16 日
修正日期: 民國 112 年 12 月 25 日
發文字號: 經秘字第11205212920號函
法規體系: 經濟部部內各單位/經濟部秘書處
立法理由:
圖表附件:
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一、依據:行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點。
二、目的:為提升經濟部(以下簡稱本部)各單位及所屬機關(以下簡稱各單
    位)處理本部首長電子信箱(以下簡稱本信箱)信件之效能。
三、信件類別:
    (一)第一類:須正常處理或回復之信件,包含與本部業務相關之陳情書、
        興革意見、施政諮詢等。
    (二)第二類:毋須分辦之信件,包含系統通知、重複來函等。
    (三)第三類:毋須分辦之垃圾或廣告信件,包含不具建設性之批評、個人
        情緒性抒發、自我推薦或廣告宣傳信件等。
四、信件處理時限及方式:
    (一)第一類信件由本部秘書處收文後,於一日內分辦權責單位處理;各單
        位應自本部秘書處分辦日之次日起五個工作天內,依分層負責權限劃
        分,撰擬回信(稿)核判後答復民眾。
    (二)第二類及第三類信件由本部秘書處收文後,於一日內逕行存查。
    (三)信件改分:各單位應指派專責人員隨時收發處理信件,如需申請改分
        ,應於收信後二日內通知本部秘書處改分。
    (四)信件展期:
        1.案情複雜之信件如無法於期限內辦結者,應填列展期申請單(如附
          件一)說明具體原因,並於辦理期限截止前以電子郵件寄送至本部
          秘書處。
        2.展期作業應注意時效並預留陳核時間,展期原因應具體明確,如案
          件已在陳核中,則應註明預定完成時間。
    (五)信件存參:如有符合行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點第十
        四點規定得不予處理之信件,應填列存參申請單(如附件二)說明具
        體原因,並於辦理截止期限前以電子郵件寄送至本部秘書處。
    (六)本信箱信件之處理流程如附件三。
五、信件處理原則:
    (一)本部秘書處及各單位專責人員應隨時查看信箱信件,並予分辦。
    (二)答復內容應避免使用公文用語及格式,文字表達需具體明確、親切、
        口語化,並註明承辦人及聯絡電話,以便民眾查詢。
    (三)信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名,切勿以個人名義署名。
    (四)信件涉及非屬本部權責時,應逕移主管機關處理,並回復陳情人。但
        由行政院交辦本部之案件涉及非本部主管業務者,應通知本部秘書處
        洽行政院改分或加分其他機關。
    (五)如案情複雜短期內無法辦結者,應先行回復民眾告知預定辦理進度,
        並於案件處理完畢後再次完整回復。
    (六)處理信件時,應確實依個人資料保護法等相關規定辦理,並應適時採
        取妥善之保密措施,俾確保民眾隱私權。
    (七)民眾填復「經濟部首長信箱滿意度問卷」如表達不滿意者,應於接到
        系統通知五日內,針對民眾不滿意之項目採取相關處理措施,並將處
        理情形登錄於系統,以備查考。
六、績效考評:
    (一)本部秘書處於年度終了時,按各單位「經濟部首長電子信箱績效考評
        表」(詳附件四)辦理考評,考評重點包括辦理案件量、處理時效、
        滿意度,績優者得簽報核定後予以獎勵。
    (二)信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限,致民眾權益受損或影響本部行
        政效率,經查證屬實者,依其情節輕重,予以議處。
    (三)本部秘書處及資訊處之工作人員,得一併簽報敘獎。
七、本作業規定未盡事項,依相關規定辦理。
資料來源:經濟部主管法規共用系統