一、經濟部國際貿易署（以下簡稱本署）為督促本署各單位加強為民服務，有
效處理人民陳情案件，爰依行政程序法第一百七十條第一項規定，訂定本
注意事項。
二、本注意事項所稱人民陳情案件，係指人民對於行政興革之建議、行政法令
之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護，以書面或言詞向本署提出
之具體陳情。
三、人民以書面陳情者，由本署秘書室將陳情案件依來文性質登錄公文管理系
統，除本部交下列管案件送本署綜合企劃組分派權責單位處理外，其餘案
件逕送承辦單位處理。
前項書面，包括傳真或電子郵件等，應載明具體陳訴事項、真實姓名及聯
絡方式。
前項聯絡方式包括電話、住址、傳真或電子郵件等。
四、人民以言詞陳情者，應依下列方式辦理：
(一)以電話陳情者，接聽人應儘速轉接受理單位，受理單位於聆聽陳訴後
，應按陳情事項填報「經濟部國際貿易署民眾來電紀錄單」（附件一
），交由本署秘書室比照書面陳情案件之處理方式辦理。
(二)親至本署辦公處所陳情者，受理單位應利用適當場所接待陳情人，如
有必要得會同相關單位共同處理，並由受理單位按陳情事項填報「經
濟部國際貿易署處理人民陳情案件紀錄單」（附件二），交由本署秘
書室比照書面陳情案件之處理方式辦理。
五、處理人民陳情案件回復陳情人時，應併送「經濟部國際貿易署人民陳情案
件處理情形調查表」（附件三），請陳情人填寫並回復。
六、人民以本署官網「民意信箱」陳情者，依「經濟部國際貿易署民意信箱作
業規定」辦理，不另列管及併送處理情形調查表。
七、人民陳情案件由陳情事項之權責單位受理；非本署主管業務之人民陳情案
件，應即函轉主管機關處理，並副知陳情人。
各單位受理外國人以英文信件為陳情時，應以英文回復為原則。
八、各單位回復人民陳情案件時，應針對案情內容敘明具體處理意見及法規依
據，以簡明、肯定、親切、易懂之文字回復陳情人。
九、人民陳情案件有下列情形之一者，受理單位得依分層負責權限規定，不予
處理，但仍應予以登記，以利查考：
(一)無具體內容或未具真實姓名或聯絡方式。
(二)同一事由，經予適當處理，並已明確回復後，而仍一再陳情。
(三)非陳情事項之主管單位，接獲陳情人以同一事由已分向各主管單位陳
情。
前項第二款一再向原受理單位或本署陳情而交辦者，受理單位得僅函知陳
情人，並副知專責管制單位已為回復之日期、文號後，予以結案。
十、除本部交下案件應依限定之處理期限處理外，人民陳情案件以一般公文普
通件處理期限辦理，未能於規定期限內辦結者，應依分層負責申請核准展
期，並應將辦理展期理由以書面先行告知陳情人。
十一、本署綜合企劃組應定期就陳情案件之數量、類別、內容、處理結果及處
理滿意度等，加以檢討分析並提出改進建議，供署長及有關單位參採，
並得列入為民服務不定期考核項目。
十二、人民陳情案件有保密之必要者，受理單位應予保密。
十三、本注意事項如有未盡事宜，依「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件
要點」及「經濟部及所屬各機關處理人民陳情案件作業規定」辦理。