您的瀏覽器不支援JavaScript功能,若網頁功能無法正常使用時,請開啟瀏覽器JavaScript狀態
跳到主要內容區塊
:::

法規內容

法規名稱: 經濟部中小企業處檔案管理注意事項
公發布日: 民國 92 年 03 月 05 日
修正日期: 民國 106 年 12 月 06 日
發文字號: 中企策字第10604003850號
法規體系: 經濟部中小企業處
圖表附件:
法規功能按鈕區


 

一、依據:機關檔案管理作業手冊。

二、目的:為健全本處檔案管理,促進檔案開放與運用。

三、作業單位:各組室承辦人員、各組室收發人員、檔案管理人員。

四、作業時間:全年隨時辦理。

五、作業說明:

(一)檔案:指本處依照管理程序,歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。

(二)檔案產生與分編:

1.歸檔點收:

(1)業務承辦人承辦案件時,應於文稿右上角填妥檔案分類號、保存年限、並加蓋騎縫章,辦畢案件應依頁碼編寫原則(附件一)逐頁編寫頁碼,未以原件歸檔者,應由承辦人員簽註原件去向或無法以原件歸檔之原因並簽奉機關首長或其授權人核可後,方得辦理歸檔;來文附件擬抽存或續辦者,亦同。

(2)檔案管理單位辦理點收作業時應依規定查核,歸檔案件中含現金、有價證券、貴重物品、司法訴訟有關物證、流質、氣體、易燃品、管制物品、危及人身及公共安全、易變質而不適長期保存之物品不得歸檔,不符歸檔點收規定者,應於歸檔清單備註欄註記不得歸檔退回業務承辦人。

2.歸檔稽催:辦畢案件應於五日內辦理歸檔,逾限未歸檔案件定期製作逾期未歸檔案件稽催單,應歸檔而未歸檔者,業務承辦人應敘明原因申請延後歸檔,填寫延後歸檔申請單,送檔管單位憑以辦理展延;檔案管理單位應於年終製作歸檔案件數量統計表簽陳長官核閱。

3.編目建檔:檔案管理單位應依規定著錄案件發(來)文機關全銜、文別、受文者、密等及解密條件、保存年限、發(來)文字號、本別、頁數、附件及媒體型式等項目。

(三)檔案整理、保管:

1.入卷:經點收歸檔檔案應於右上角編卷次、目次,拔釘、理平、掃描建檔、裝訂,依據分類號、目次依序立卷,各卷首頁應依規定放置目次表。

2.上架:上架之檔案應依檔號大小,由左至右,由上而下排列,檔案卷來封面及卷脊應標明檔號、案名及保存年限等事項。

(四)檔案鑑定:凡檔案因銷毀、移轉、應用產生疑義、發生爭議或年代久遠而難以判定其保存年限者,應陳請副處長或主任秘書召集各組室主管及檔管單位組成鑑定小組,必要時,應請學者專家或上級主管機關派員參加。

(五)檔案清理:

1.檔案管理單位應就管有檔案每年至少進行一次檔案清查作業,以利辦理後續銷毀、移轉或為其他必要之處理。清查作業應按年度分區、按卷、逐件填報檔案狀況,註記於檔案清查清單併同檔案清查報告書陳核。

2.每年定期清理已屆移轉年限檔案,造具擬移轉檔案目錄層送檔案管理局審核通過後,依審核結果修正為檔案移轉目錄,並備妥交接紀錄與檔案等併同該目錄辦理移轉點交。

3.每年定期清理屆保存年限檔案,擬銷毀檔案目錄送會各組室表示意見並簽奉核可後,陳報上級單位層轉檔案管理局審核。

(六)檔案應用:

1.原案調閱:請承辦人員於線上填寫調案申請單,每單限借一案或一卷或一件,填明申請事由送主管陳核,並應於三十日內歸還。

2.影像調閱:依據「本處公文影像檔案之核准調閱權限」(附件二)規定辦理。

3.閱卷申請:依據「本處處理閱卷作業要點」(附件三)規定辦理。

(七)機密檔案管理:

1.機密檔案歸檔時,承辦人員應填寫機密檔案專用封套(附件四),並於封口加蓋印章或職名章密封,檔案管理單位不得開封。

2.機密案件之承辦組室應依有關法規之規定,主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜,一般公務機密之解降密,由組室主管核定;國家機密等級之解降密,應依分層負責明細表陳請第一層主管核定。