經濟部主管法規共用系統

一、依據：100 年 7  月 29 日行政院院授研展字第 1002161133 號函修
    正之「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」。


二、目的：為提升經濟部（以下簡稱本部）各單位及所屬機關（以下簡稱
    各單位）處理本部首長電子信箱（以下簡稱本信箱）信件之效能。


三、信件類別：
（一）第一類：須正常處理或回復之信件，包含與本部業務相關之陳情書
      、興革意見、施政諮詢等。
（二）第二類：毋須分辦之信件，包含系統通知、重複來函等。
（三）第三類：毋須分辦之垃圾或廣告信件，包含不具建設性之批評、個
      人情緒性抒發、自我推薦或廣告宣傳信件等。


四、信件處理時限及方式：
（一）第一類信件由本部秘書室收文後，於 1  日內分辦權責單位處理；
      各單位應自本部秘書室分辦日之次日起 5  個工作天內，依分層負
      責權限劃分，撰擬回信（稿）核判後答復民眾。
（二）第二、三類信件由本部秘書室收文後，於 1  日內逕行存查。
（三）信件改分：各單位應指派專責人員隨時收發處理信件，如需申請改
      分，應於收信後 2  日內通知本部秘書室改分。
（四）信件展期：
      1.案情複雜之信件如無法於期限內辦結者，應填列展期單（如附件
        1 ）說明具體原因，並於辦理期限截止前傳真至本部秘書室。
      2.展期作業應注意時效並預留陳核時間，展期原因應具體明確，如
        案件已在陳核中，則應註明預定完成時間。
（五）信件存參：如有符合「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點
      」第 14 點規定得不予處理之信件，應填列存參申請單（如附件 2
      ）說明具體原因，並於辦理截止期限前傳真至本部秘書室。
（六）本信箱信件之處理流程如附件 3。


五、信件處理原則：
（一）本部秘書室及各單位專責人員應隨時查看信箱信件，並予分辦。
（二）答復內容應避免使用公文用語及格式，文字表達需具體明確、親切
      、口語化，並註明承辦人及聯絡電話，以便民眾查詢。
（三）信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名，切勿以個人名義署名。
（四）信件涉及非本部主管業務時，應主動提供主管單位及相關聯絡資訊
      ，如案情複雜短期內無法辦結者，應先行回函告知預定辦理進度，
      並於案件處理告一段落後再次完整回復。
（五）處理信件時，應確實依個人資料保護法等相關規定辦理，並應適時
      採取妥善之保密措施，俾確保民眾隱私權。
（六）民眾填復「經濟部首長信箱滿意度問卷」如表達不滿意者，應於接
      到系統通知 5  日內，針對民眾不滿意之項目採取相關處理措施，
      並將處理情形登錄於系統，以備查考。


六、績效考評：
（一）本部秘書室於年度終了時，按各單位「經濟部首長電子信箱績效考
      評表」（詳附件 4）辦理考評，考評重點包括辦理案件量、處理時
      效、滿意度，績優者得簽報核定後予以獎勵。
（二）信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，致民眾權益受損或影響本部
      行政效率，經查證屬實者，依其情節輕重，予以議處。
（三）本部秘書室及資訊中心之工作人員，得一併簽報敘獎。


七、附件表格及流程圖得依系統變更或業務需求，簽奉核可後修正之。


八、本作業規定未盡事項，依相關規定辦理。