二、本處公文線上簽核作業依本規定辦理，本規定未規範者，依行政院頒
   「文書處理手冊」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及其他相關
    法令之規定。

三、本系統之使用單位，以本處組織架構表之編制內單位為原則，惟得視
    實際業務需要開放任務編組及個人之簽辦及會稿功能。

四、本系統運作之權責劃分：

　 （一）秘書室：統籌規劃、協調全案進行及辦理各組室電子公文節能
         減紙作業。

　 （二）知識資訊組：規劃、建置相關資訊系統作業環境及資訊技術支
         援。

　 （三）人事室：辦理線上簽核公文電子憑證之申請、審驗及核發作業
         部分。

　 （四）各組室：協助推廣工商團體運用G2B電子公文交換系統進行電子
         公文交換。

五、本處同仁每日上班時，應隨時查看公文線上簽核系統，注意待辦公文
    及公文處理狀況。

六、人員請假時應事先於公文線上簽核系統設定職務代理人。

 　 代理人以身分切換方式進入系統，簽核時由系統自動附加「代」字作
    為識別。如因故未設定代理人，得由組室（科）主管或登記桌代為設
    定。

七、公文線上簽核各簽核點人員、繕校人員，對其文稿內容異動與否，均
    應採電子憑證進行簽章，以明責任；收文及單位收發人員得不使用電
    子憑證進行簽章。

八、簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時，得申請機關臨時憑證替
    代，並於歸檔前完成電子憑證補簽作業；若無法補簽時，得由職務代
    理人或權責主管補簽，並紀錄原因。未完成補加簽之公文，將無法歸
    檔。

九、本系統實施後，凡本處公文及附件均以線上簽核為原則，惟下列七類
    應採紙本簽核：

　  （一）密件公文：一律採紙本簽核，僅作線上流程傳遞。

　  （二）採購案件(包含延續性案件)。

　  （三）本處委辦及補助計畫經費核銷案件。

　  （四）代辦部稿（代擬不代判）、上行簽（含部簽、院簽等）。

　  （五）外機關會簽之公文。

　  （六）急要公文或特殊公文：急要公文於線上簽核系統無法運作或需
          越級陳核。

十、收文人員作業規定：

  　（一）紙本來文作業由總收文人員掛總收文號進行OCR掃描校對後，
          於線上直接分文至各業務組室；惟附件超過二十（含）頁以上
          或屬實體（例如：書籍）無法掃描者，總收文則不予掃描，另
          列印公文附件表單遞送紙本（實體）附件，公文仍採線上簽核
          。

  　（二）紙本及實體附件範圍包括：

　　  　  1.會計憑證、研究計畫報告、招標採購文件、業務計畫書、法
            規命令、行政規則、光碟或海報等。

　　　    2.涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文與非屬機關間之紙本
            來文。

　　　    3.公文附件超過二十（含）頁以上者（屬電子來文之公文），
            由承辦人自行列印附件陳核，得不重複歸檔。

　  （三）來文附件若不需掃描，總收文人員仍應於收文登錄之附件資料
          欄，確實登錄附件名稱、媒體形式、數量等相關資料，並列印
          公文附件表單隨附件遞送承辦單位。

　  （四）電子來文作業由總收文人員於線上掛總收文號，並線上分文至
          各業務組室。

十一、單位收發人員對於送至單位之公文，應本隨到隨收隨送原則，即時
      檢視、簽收、分文傳遞、稽催，避免延誤公文時效。

十二、承辦人員作業規定：

　    （一）承辦人員擬辦案件時，應預設簽會流程，各簽核點人員得依
            實際需求進行簽核流程調整。設定會辦流程時，得視需要設
            定回傳承辦人員進行意見彙整；惟簽稿併陳之會辦，會辦單
            位於簽及稿均需簽章。

　    （二）承辦人創簽稿公文如含紙本（實體）附件或紙本核參資料時
            ，應註明是否隨文陳核、歸檔，並自行列印公文附件表單以
            公文附件袋遞送。

　    （三）承辦人員擬辦案件時，應注意前後關聯案件陳核方式之一致
            性，前後關聯案件引用原則如下：

　　　      1.前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，前案應掃描成電子
              檔，供後案公文夾帶引用。

　　　      2.前後兩案皆為線上簽核者，應提供前案檔案聯結資訊。

　　    　  3.前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案公文內
              容、簽核流程及簽核意見。

　    （四）簽核過程中，線上簽核與紙本簽核得互相轉換，惟須退回原
            承辦人重新辦理。經改為紙本簽核之公文，仍應以原文號簽
            辦並於原限辦期限辦畢。

　    （五）公文電子交換時本文及附件檔案大小，合計以不超過二MB為
            原則，附件過大時，應於公文附件欄註明至本處公文附件下
            載專區下載，共用附件下載專區每件公文容量以十MB為限。

　    （六）密件公文應於實體隔離電腦製作文書，列印時由印表機自動
            加註列印日期及浮水印並採雙面列印。

　    （七）過於複雜案件或電子附件超過二十頁（含）以上者，承辦人
            員得視需要雙面列印紙本隨文陳核，並註明得不重複歸檔。

　    （八）線上簽核之公文，經決行者核判後即屬確定，承辦人應於規
            定期限內完成歸檔。但若文稿內容有誤需更正者，應於發文
            前（存查件於檔案管理人員簽收前）陳請原核決者「核判更
            正」。

十三、發文人員作業規定：

　    （一）總發人員收受電子簽核形式之公文應隨到隨辦，遇有簽稿併
            陳時，簽及稿均須簽章，以確保公文正確性及掌握公文時效
            。

　    （二）總發人員如發現明顯錯別字或漏字，應洽承辦人確認後逕予
            修正或退回承辦人更正再發文。

　    （三）公文正副本含有電子交換發文者，總發文應於發文次日檢視
            公文資訊交換系統之交換情形，如有異常應即改發紙本文。

十四、各級主管核決公文請明確點選批示用語（如發文案件同意發文，
      請點選「發」，勿選「如擬」）。

十五、為利管制會稿、會辦時效，同一文稿會核三個以上單位，以「同
      步送會」為原則；機關內部送會公文應按會簽會核速別（「最速
      件：一小時」、速件：二小時」、「普通件：四小時」）之時限
      辦理；會辦之文件，受會單位應視同「速件」辦理。

十六、為推動少紙化會議，開會時請儘量利用電腦投影簡報等措施；會議
      資料請減少紙本列印，改以電子郵件傳送或敘明電子檔案儲存位置
      。

十七、相關公告周知訊息，如活動宣導或其他一般性通報週知事項，以登
      載機關電子公佈欄提供線上查閱為原則，並得輔以電子郵件通知，
      不另以紙本傳閱通報。

十八、紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者，為避免重複歸
      檔，由秘書室總收文保存3個月後逕行銷毀；惟涉及個人權益或信
      證稽憑之機關間行文與非屬機關間之紙本來文，經改為線上簽核辦
      畢者，其紙本來文仍需歸檔。

十九、來文之紙本（實體）附件應隨文歸檔，如無法歸檔應註明不歸檔原
      因，公文附件表單註明附件抽辦暫時無法隨文歸檔者，應於辦畢後
      送檔案室歸檔。

二十、檔案管理人員點收前應確認公文簽章資訊並檢視歸檔附件是否齊全
      ，不符者將退回承辦單位。

二十一、本規定如有未盡事宜，得適時補充或修正。