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法規內容

法規名稱: 經濟部中小企業處公文線上簽核作業規定
公發布日: 民國 101 年 10 月 31 日
修正日期: 民國 108 年 01 月 21 日
發文字號: 中企秘字第10804000260號函
法規體系: 經濟部中小企業處
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一、經濟部中小企業處(以下簡稱本處)為統一公文線上簽核作業方式及
    達成無紙化目標,特訂定本規定。

 

二、本處公文線上簽核作業依本規定辦理,本規定未規範者,依行政院頒
   「文書處理手冊」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及其他相關
    法令之規定。

 

三、本系統之使用單位,以本處組織架構表之編制內單位為原則,惟得視
    實際業務需要開放任務編組及個人之簽辦及會稿功能。

 

四、本系統運作之權責劃分:

  (一)秘書室:統籌規劃、協調全案進行及辦理各組室電子公文節能
         減紙作業。

  (二)知識資訊組:規劃、建置相關資訊系統作業環境及資訊技術支
         援。

  (三)人事室:辦理線上簽核公文電子憑證之申請、審驗及核發作業
         部分。

  (四)各組室:協助推廣工商團體運用G2B電子公文交換系統進行電子
         公文交換。

 

五、本處同仁每日上班時,應隨時查看公文線上簽核系統,注意待辦公文
    及公文處理狀況。

 

六、人員請假時應事先於公文線上簽核系統設定職務代理人。

   代理人以身分切換方式進入系統,簽核時由系統自動附加「代」字作
    為識別。如因故未設定代理人,得由組室(科)主管或登記桌代為設
    定。

 

七、公文線上簽核各簽核點人員、繕校人員,對其文稿內容異動與否,均
    應採電子憑證進行簽章,以明責任;收文及單位收發人員得不使用電
    子憑證進行簽章。

 

八、簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時,得申請機關臨時憑證替
    代,並於歸檔前完成電子憑證補簽作業;若無法補簽時,得由職務代
    理人或權責主管補簽,並紀錄原因。未完成補加簽之公文,將無法歸
    檔。

 

九、本系統實施後,凡本處公文及附件均以線上簽核為原則,惟下列七類
    應採紙本簽核:

   (一)密件公文:一律採紙本簽核,僅作線上流程傳遞。

   (二)採購案件(包含延續性案件)。

   (三)本處委辦及補助計畫經費核銷案件。

   (四)代辦部稿(代擬不代判)、上行簽(含部簽、院簽等)。

   (五)外機關會簽之公文。

   (六)急要公文或特殊公文:急要公文於線上簽核系統無法運作或需
          越級陳核。

 

十、收文人員作業規定:

   (一)紙本來文作業由總收文人員掛總收文號進行OCR掃描校對後,
          於線上直接分文至各業務組室;惟附件超過二十(含)頁以上
          或屬實體(例如:書籍)無法掃描者,總收文則不予掃描,另
          列印公文附件表單遞送紙本(實體)附件,公文仍採線上簽核
          。

   (二)紙本及實體附件範圍包括:

       1.會計憑證、研究計畫報告、招標採購文件、業務計畫書、法
            規命令、行政規則、光碟或海報等。

       2.涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文與非屬機關間之紙本
            來文。

       3.公文附件超過二十(含)頁以上者(屬電子來文之公文),
            由承辦人自行列印附件陳核,得不重複歸檔。

   (三)來文附件若不需掃描,總收文人員仍應於收文登錄之附件資料
          欄,確實登錄附件名稱、媒體形式、數量等相關資料,並列印
          公文附件表單隨附件遞送承辦單位。

   (四)電子來文作業由總收文人員於線上掛總收文號,並線上分文至
          各業務組室。

 

十一、單位收發人員對於送至單位之公文,應本隨到隨收隨送原則,即時
      檢視、簽收、分文傳遞、稽催,避免延誤公文時效。

 

十二、承辦人員作業規定:

     (一)承辦人員擬辦案件時,應預設簽會流程,各簽核點人員得依
            實際需求進行簽核流程調整。設定會辦流程時,得視需要設
            定回傳承辦人員進行意見彙整;惟簽稿併陳之會辦,會辦單
            位於簽及稿均需簽章。

     (二)承辦人創簽稿公文如含紙本(實體)附件或紙本核參資料時
            ,應註明是否隨文陳核、歸檔,並自行列印公文附件表單以
            公文附件袋遞送。

     (三)承辦人員擬辦案件時,應注意前後關聯案件陳核方式之一致
            性,前後關聯案件引用原則如下:

         1.前案為紙本簽核,後案為線上簽核者,前案應掃描成電子
              檔,供後案公文夾帶引用。

         2.前後兩案皆為線上簽核者,應提供前案檔案聯結資訊。

         3.前案為線上簽核,後案為紙本簽核者,得列印前案公文內
              容、簽核流程及簽核意見。

     (四)簽核過程中,線上簽核與紙本簽核得互相轉換,惟須退回原
            承辦人重新辦理。經改為紙本簽核之公文,仍應以原文號簽
            辦並於原限辦期限辦畢。

     (五)公文電子交換時本文及附件檔案大小,合計以不超過二MB為
            原則,附件過大時,應於公文附件欄註明至本處公文附件下
            載專區下載,共用附件下載專區每件公文容量以十MB為限。

     (六)密件公文應於實體隔離電腦製作文書,列印時由印表機自動
            加註列印日期及浮水印並採雙面列印。

     (七)過於複雜案件或電子附件超過二十頁(含)以上者,承辦人
            員得視需要雙面列印紙本隨文陳核,並註明得不重複歸檔。

     (八)線上簽核之公文,經決行者核判後即屬確定,承辦人應於規
            定期限內完成歸檔。但若文稿內容有誤需更正者,應於發文
            前(存查件於檔案管理人員簽收前)陳請原核決者「核判更
            正」。

 

十三、發文人員作業規定:

     (一)總發人員收受電子簽核形式之公文應隨到隨辦,遇有簽稿併
            陳時,簽及稿均須簽章,以確保公文正確性及掌握公文時效
            。

     (二)總發人員如發現明顯錯別字或漏字,應洽承辦人確認後逕予
            修正或退回承辦人更正再發文。

     (三)公文正副本含有電子交換發文者,總發文應於發文次日檢視
            公文資訊交換系統之交換情形,如有異常應即改發紙本文。

 

十四、各級主管核決公文請明確點選批示用語(如發文案件同意發文,
      請點選「發」,勿選「如擬」)。

 

十五、為利管制會稿、會辦時效,同一文稿會核三個以上單位,以「同
      步送會」為原則;機關內部送會公文應按會簽會核速別(「最速
      件:一小時」、速件:二小時」、「普通件:四小時」)之時限
      辦理;會辦之文件,受會單位應視同「速件」辦理。

 

十六、為推動少紙化會議,開會時請儘量利用電腦投影簡報等措施;會議
      資料請減少紙本列印,改以電子郵件傳送或敘明電子檔案儲存位置
      。

 

十七、相關公告周知訊息,如活動宣導或其他一般性通報週知事項,以登
      載機關電子公佈欄提供線上查閱為原則,並得輔以電子郵件通知,
      不另以紙本傳閱通報。

 

十八、紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者,為避免重複歸
      檔,由秘書室總收文保存3個月後逕行銷毀;惟涉及個人權益或信
      證稽憑之機關間行文與非屬機關間之紙本來文,經改為線上簽核辦
      畢者,其紙本來文仍需歸檔。

 

十九、來文之紙本(實體)附件應隨文歸檔,如無法歸檔應註明不歸檔原
      因,公文附件表單註明附件抽辦暫時無法隨文歸檔者,應於辦畢後
      送檔案室歸檔。

 

二十、檔案管理人員點收前應確認公文簽章資訊並檢視歸檔附件是否齊全
      ,不符者將退回承辦單位。

 

二十一、本規定如有未盡事宜,得適時補充或修正。