一、經濟部國際貿易局(以下簡稱本局)為提升未歸檔公文稽催之效能,特訂
定本注意事項。
二、辦畢案件應於五日內送交秘書室(文書科檔案)歸檔;無法於期限內歸檔
,應辦理延後歸檔。申請延後歸檔期限累計以一年為限,如因業務需要累
計期限超過一年者,應專案簽准。
三、承辦人員原件遺失時之處理方式:
(一)公文系統有電子檔可供下載者,由承辦人自行補印。
(二)無法依前款規定辦理者,應向原發文單位索取影本。
(三)依前款規定以影本代存者,應簽請單位主管核准後歸檔。
四、各單位如有將離職、外派、退休或組室間調動等異動之人員,各單位之歸
檔(收發)人員應先查詢其是否有未歸檔(還)案件,並積極協助異動之
人員處理,以免影響其異動。
五、辦畢案件及借調檔案,經稽催後一個月內仍未辦理歸檔(還),且可歸責
於承辦人者,由秘書室(文書科)彙整,送交人事室提考績委員會審議,
至少予以承辦人申誡一次之處分。