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歷史法規

法規名稱: 經濟部首長電子信箱處理作業規定
民國 108 年 02 月 27 日
立法理由:
圖表附件:
一、依據:100 年 7  月 29 日行政院院授研展字第 1002161133 號函修
    正之「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」。


二、目的:為提升經濟部(以下簡稱本部)各單位及所屬機關(以下簡稱
    各單位)處理本部首長電子信箱(以下簡稱本信箱)信件之效能。


三、信件類別:
(一)第一類:須正常處理或回復之信件,包含與本部業務相關之陳情書
      、興革意見、施政諮詢等。
(二)第二類:毋須分辦之信件,包含系統通知、重複來函等。
(三)第三類:毋須分辦之垃圾或廣告信件,包含不具建設性之批評、個
      人情緒性抒發、自我推薦或廣告宣傳信件等。


四、信件處理時限及方式:
(一)第一類信件由本部秘書室收文後,於 1  日內分辦權責單位處理;
      各單位應自本部秘書室分辦日之次日起 5  個工作天內,依分層負
      責權限劃分,撰擬回信(稿)核判後答復民眾。
(二)第二、三類信件由本部秘書室收文後,於 1  日內逕行存查。
(三)信件改分:各單位應指派專責人員隨時收發處理信件,如需申請改
      分,應於收信後 2  日內通知本部秘書室改分。
(四)信件展期:
      1.案情複雜之信件如無法於期限內辦結者,應填列展期單(如附件
        1 )說明具體原因,並於辦理期限截止前傳真至本部秘書室。
      2.展期作業應注意時效並預留陳核時間,展期原因應具體明確,如
        案件已在陳核中,則應註明預定完成時間。
(五)信件存參:如有符合「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點
      」第 14 點規定得不予處理之信件,應填列存參申請單(如附件 2
      )說明具體原因,並於辦理截止期限前傳真至本部秘書室。
(六)本信箱信件之處理流程如附件 3。


五、信件處理原則:
(一)本部秘書室及各單位專責人員應隨時查看信箱信件,並予分辦。
(二)答復內容應避免使用公文用語及格式,文字表達需具體明確、親切
      、口語化,並註明承辦人及聯絡電話,以便民眾查詢。
(三)信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名,切勿以個人名義署名。
(四)信件涉及非本部主管業務時,應主動提供主管單位及相關聯絡資訊
      ,如案情複雜短期內無法辦結者,應先行回函告知預定辦理進度,
      並於案件處理告一段落後再次完整回復。
(五)處理信件時,應確實依個人資料保護法等相關規定辦理,並應適時
      採取妥善之保密措施,俾確保民眾隱私權。
(六)民眾填復「經濟部首長信箱滿意度問卷」如表達不滿意者,應於接
      到系統通知 5  日內,針對民眾不滿意之項目採取相關處理措施,
      並將處理情形登錄於系統,以備查考。


六、績效考評:
(一)本部秘書室於年度終了時,按各單位「經濟部首長電子信箱績效考
      評表」(詳附件 4)辦理考評,考評重點包括辦理案件量、處理時
      效、滿意度,績優者得簽報核定後予以獎勵。
(二)信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限,致民眾權益受損或影響本部
      行政效率,經查證屬實者,依其情節輕重,予以議處。
(三)本部秘書室及資訊中心之工作人員,得一併簽報敘獎。


七、附件表格及流程圖得依系統變更或業務需求,簽奉核可後修正之。


八、本作業規定未盡事項,依相關規定辦理。