一、經濟部中小企業處（以下簡稱本處）為統一公文線上簽核作業方式及達成無紙化目標，特訂定本規定。

二、本處公文線上簽核作業依本規定辦理，本規定未規範者，依行政院頒「文書處理手冊」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及其他相關法令之規定。

三、本系統之使用單位，以本處組織架構表之編制內單位為原則，惟得視實際業務需要開放任務編組及個人之簽辦及會稿功能。

四、本系統運作之權責劃分：

（一）秘書室：統籌規劃、協調全案進行及辦理各組室電子公文節能減紙作業。

（二）知識資訊組：規劃、建置相關資訊系統作業環境及資訊技術支援。

（三）人事室：辦理線上簽核公文電子憑證之申請、審驗及核發作業部分。

（四）各組室：協助推廣工商團體運用G2B電子公文交換系統進行電子公文交換。

五、本處同仁每日上班時，應隨時查看公文線上簽核系統，注意待辦公文及公文處理狀況。

六、人員請假時應事先於公文線上簽核系統設定職務代理人。代理人以身分切換方式進入系統，簽核時由系統自動附加「代」字作為識別。如因故未設定代理人，得由組室（科）主管或登記桌代為設定。

七、公文線上簽核各簽核點人員、繕校人員，對其文稿內容異動與否，均應採電子憑證進行簽章，以明責任；收文及單位收發人員得不使用電子憑證進行簽章。

八、簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時，得申請機關臨時憑證替代，並於歸檔前完成電子憑證補簽作業；若無法補簽時，得由職務代理人或權責主管補簽，並紀錄原因。未完成補加簽之公文，將無法歸檔。

九、本系統實施後，凡本處公文及附件均以線上簽核為原則，惟下列七類應採紙本簽核：

（一）密件公文：一律採紙本簽核，僅作線上流程傳遞。

（二）採購案件(包含延續性案件)。

（三）本處委辦及補助計畫經費核銷案件。

（四）代辦部稿（代擬不代判）、上行簽（含部簽、院簽等）。

（五）外機關會簽之公文。

（六）急要公文或特殊公文：急要公文於線上簽核系統無法運作或需越級陳核。

（七）公文附實體附件（書籍、票據、發票、有價證券、裝箱資料、鈐印資料）或附件頁數過多無法掃描成電子檔者。

十、收文人員作業規定：

（一）紙本來文作業由總收文人員掛總收文號進行OCR掃描校對後，於線上直接分文至各業務組室；惟附件超過二十（含）頁以上或屬實體（例如：書籍）無法掃描者，總收文則不予掃描，另列印公文附件表單遞送紙本（實體）附件，公文仍採線上簽核。

（二）紙本及實體附件範圍包括：

1.會計憑證、研究計畫報告、招標採購文件、業務計畫書、法規命令、行政規則、光碟或海報等。

2.涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文與非屬機關間之紙本來文

3.公文附件超過二十（含）頁以上者（屬電子來文之公文），由承辦人自行列印附件陳核，得不重複歸檔。

（三）來文附件若不需掃描，總收文人員仍應於收文登錄之附件資料欄，確實登錄附件名稱、媒體形式、數量等相關資料，並列印公文附件表單隨附件遞送承辦單位。

（四）電子來文作業由總收文人員於線上掛總收文號，並線上分文至各業務組室。

十一、單位收發人員對於送至單位之公文，應本隨到隨收隨送原則，即時檢視、簽收、分文傳遞、稽催，避免延誤公文時效。

十二、承辦人員作業規定：

（一）承辦人員擬辦案件時，應預設簽會流程，各簽核點人員得依實際需求進行簽核流程調整。設定會辦流程時，得視需要設定回傳承辦人員進行意見彙整；惟簽稿併陳之會辦，會辦單位於簽及稿均需簽章。

（二）承辦人創簽稿公文如含紙本（實體）附件或紙本核參資料時，應註明是否隨文陳核、歸檔，並自行列印公文附件表單以公文附件袋遞送。

（三）承辦人員擬辦案件時，應注意前後關聯案件陳核方式之一致性，前後關聯案件引用原則如下：

1.前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，前案應掃描成電子檔，供後案公文夾帶引用。

2.前後兩案皆為線上簽核者，應提供前案檔案聯結資訊。

3.前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案公文內容、簽核流程及簽核意見。

（四）簽核過程中，線上簽核與紙本簽核得互相轉換，惟須退回原承辦人重新辦理。經改為紙本簽核之公文，仍應以原文號簽辦並於原限辦期限辦畢。

（五）公文電子交換時本文及附件檔案大小，合計以不超過二MB為原則，附件過大時，應於公文附件欄註明至本處公文附件下載專區下載，共用附件下載專區每件公文容量以十MB為限。

（六）密件公文應於實體隔離電腦製作文書，列印時由印表機自動加註列印日期及浮水印並採雙面列印。

（七）過於複雜案件或電子附件超過二十頁（含）以上者，承辦人員得視需要雙面列印紙本隨文陳核，並註明得不重複歸檔。

（八）線上簽核之公文，經決行者核判後即屬確定，承辦人應於規定期限內完成歸檔。但若文稿內容有誤需更正者，應於發文前（存查件於檔案管理人員簽收前）陳請原核決者「核判更正」。

十三、發文人員作業規定：

（一）總發人員收受電子簽核形式之公文應隨到隨辦，遇有簽稿併陳時，簽及稿均須簽章，以確保公文正確性及掌握公文時效。

（二）總發人員如發現明顯錯別字或漏字，應洽承辦人確認後逕予修正或退回承辦人更正再發文。

（三）公文正副本含有電子交換發文者，總發文應於發文次日檢視公文資訊交換系統之交換情形，如有異常應即改發紙本文。

十四、各級主管核決公文請明確點選批示用語（如發文案件同意發文，請點選「發」，勿選「如擬」）。

十五、為利管制會稿、會辦時效，同一文稿會核三個以上單位，以「同步送會」為原則；機關內部送會公文應按會簽會核速別（「最速件：一小時」、「速件：二小時」、「普通件：四小時」）之時限辦理；會辦之文件，受會單位應視同「速件」辦理。

十六、為推動少紙化會議，開會時請儘量利用電腦投影簡報等措施；會議資料請減少紙本列印，改以電子郵件傳送或敘明電子檔案儲存位置。

十七、相關公告周知訊息，如活動宣導或其他一般性通報週知事項，以登載機關電子公佈欄提供線上查閱為原則，並得輔以電子郵件通知，不另以紙本傳閱通報。

十八、紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者，為避免重複歸檔，由秘書室總收文保存3個月後逕行銷毀；惟涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文與非屬機關間之紙本來文，經改為線上簽核辦畢者，其紙本來文仍需歸檔。

十九、來文之紙本（實體）附件應隨文歸檔，如無法歸檔應註明不歸檔原因，公文附件表單註明附件抽辦暫時無法隨文歸檔者，應於辦畢後送檔案室歸檔。

二十、檔案管理人員點收前應確認公文簽章資訊並檢視歸檔附件是否齊全，不符者將退回承辦單位。

二十一、本規定如有未盡事宜，得適時補充或修
    正。