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經濟部主管法規共用系統

列印時間:110.04.11 08:16

法規內容

法規名稱: 經濟部中小企業處文書管理作業要點
公發布日: 民國 82 年 08 月 03 日
修正日期: 民國 102 年 07 月 01 日
發文字號: 中企策字第10201003430號
法規體系: 經濟部中小企業處
圖表附件:
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一、經濟部中小企業處(以下簡稱本處)為提升同仁對文書之收文、傳送
    、稽催、繕打、發文、送達、歸檔等工作之品質及效率,特訂定要點
    。


二、本要點係參照行政院印行之「文書處理檔案管理手冊」訂定。


三、本要點所稱文書係指受文者為本處、本處處長、各組室、本處各地區
    服務中心、中小企業發展基金管理委員會、中小企業政策審議委員會
    之公文書。


四、本處之文書作業,由秘書室主管。


五、各組室及地區服務中心應指定專人(簡稱單位收發)辦理文書處理工
    作,並應與秘書室保持密切聯繫。


六、各組室主管及科長,對所屬同仁承辦之公文,應隨時注意時效及品質
    ,並作為考績之依據。


七、秘書室應定期舉辦公文製作及管理講習,以提升同仁之能力。


八、秘書室應收集公文範例,列入行政管理資訊庫,供同仁參考。


九、文書用紙應依行政院規定,採用國家標準總號 5  號用紙尺度 A4 ,
    尺寸為 297X210  公厘,便條紙採用 A5 尺寸,尺寸為 210X148  公
    厘,70  磅以上米色(白色)模造紙或再生紙。


十、收文與分文
(一)紙本收文作業應確按「收文簽收」、「拆驗」、「分文」、「編號
      」、「掃描」、「核對」等程序辦理;公文電子交換收文作業則按
      「識別通行」、「電子認證」、「收文確認」、「檢視處理」、「
      分文」、「傳送」等程序辦理。
(二)蓋收文戳記應避免過於蓋在邊緣,簽註意見亦應簽於中間空白部位
      不得超過公文稿紙裝訂線範圍。
(三)收件如發現封口有破損或拆閱痕跡,應依情形分別註明、退還或拒
      收處理之。
(四)檢視文內之發文日期,如與送達日期或郵戳日期,相距過久者,應
      在該發文日期側,加註收件日期。
(五)經濟部交換中心傳遞之文件,應照清單點收,並註明收文時日。
(六)收文應注意公文之機密性、重要性及時間性。來文係機密文件即按
      「機密」由秘書室專人負責啟開,「極機密」以上之文書提陳第一
      層主管啟封批示承辦單位後,再登記掛號分文。
(七)收文應按日曆年順序編號,文件以隨收隨分為原則。
(八)公文之附件未同時到處時,可先掛號送承辦單位簽收,儘速洽索補
      寄。
(九)來文若涉及 2  個以上單位之業務時,原則以來文所列主要業務或
      所敘業務較多者,為主辦收文單位。若不易識別,則提陳,依批示
      分文。
(十)公文、分文由秘書室負責,無法確定承辦單位時,陳由秘書室主任
      或主任秘書批示。
(十一)秘書室總收發人員採電腦化作業管理,並以電腦記錄來文機關、
        來文日期、收文日期、主旨、附件、收文號、分送單位(即承辦
        單位),傳送動態覆文、發文、發文號、受文者等;如實施電子
        公文交換應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方法,並於電腦系統
        確認相符後,即時或定時進行收文。
(十二)來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案,其封套應訂附於文後,
        以備查考,郵寄公文之封套所貼郵票,不得剪除。
(十三)公文附件如屬現金、有價證券、貴重大宗物品,應先送出納單位
        或承辦單位點收保管,並於文內附件項下簽章證明。


十一、傳送
  (一)公文之傳送,各單位應設有送件登記簿,並由受文單位之收發簽
        收。
  (二)單位收發人員,應設置單位收文登記簿,編列冊號保存,並併同
        送件登記簿「列入移交」。
  (三)單位收發點收傳送文件應於登記後,即送主管分文,再分送各承
        辦人簽收,並注意公文時效。
  (四)各承辦同仁應設置承辦案件登記簿,詳細記載公文內容、時間及
        辦理情形,並應編列冊號保存,如異動時「列入移交」。


十二、繕(打)印校對:
  (一)具機密性及重要性之文稿,應指派專人繕(打)印,不得交與其
        他人員或外繕(打)印。
  (二)普通件文稿,以當日繕打竣事為原則,速件文稿如無法依限繕打
        完畢者,應通知承辦單位並洽商改訂日期,並在稿面註明,以明
        責任。
  (三)繕打時對交繕文稿之文字有質疑時,應先請示主管或洽承辦人查
        明後繕打,不得擅自猜測。
  (四)文稿內之金額、數字、人名、地名、日期、或重要之辭句,不得
        因繕打錯誤而任意添註、塗改或挖補,應全文重繕。
  (五)具有機密性、重要性或專業性之文稿,打繕完畢後,應送由原承
        辦人員校對,承辦人員不得拒絕。
  (六)校對時應注意公文之款式、內容、標點符號與原稿是否相符。
  (七)校對時文內之有關數字、人名、地名或時間等,應特加注意。
  (八)公文校對完畢後,應先檢查受文者及附件是否相符後,再於文件
        末端加蓋校對章。
  (九)公文以電子文件行之者,校對人員除須核對內容一致外,並應注
        意其橫行格式是否相符,附件是否齊全。


十三、蓋印及簽署
  (一)依據本處分層負責明細表授權規定,經主管判發後,始得蓋用印
        信。未經判發或有錯誤者,應即退還原承辦單位,補辦或更正。
  (二)待發公文檢點無誤後,依下列規定蓋用印信:
        1.呈:署本處首長全銜、姓名、蓋官章。
        2.發布令、公告、派令、聘書、獎狀、證明書、契約及其他依法
          令規定者,蓋用本處印信及首長職銜簽字章。
        3.函:上行文:署本處首長全銜、姓名、蓋官章。平行、下行文
          :蓋職銜簽字章。
        4.書函:蓋處戳。
        5.不辦文稿之公文或員工任職證明、申請書或其他申請證明身份
          之文件,蓋首長職銜簽字章,但應先填具「蓋用印信申請表」
          ,經主管核可。(如附表 1)
  (三)公文及原稿用紙在 2  頁以上者,騎縫處應蓋(印)騎縫章。
  (四)副本之蓋印與正本同,抄本及譯本不必蓋印。但應分別標示「抄
        本」或「譯本」。
  (五)開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文,
        蓋用本處處戳或承辦單位圓戳。


十四、發文編號及登記:
  (一)紙本發文按「繕校」、「列印全文」、「監印」、「封發」、「
        傳送」等作業程序辦理;電子發文則按「繕校」、「列示清單」
        、「列印全文」、「識別通行」、「電子認證」、「發文傳送」
        、「發文確認」、「加蓋章戳」、「檢視發送結果」、「處理失
        敗訊息」等作業程序辦理。
  (二)發文應按據以辦理之收文文件之收文號編定發文號,創稿文件,
        應按日曆年順序編號。
  (三)蓋發文戳記應避免蓋在邊緣,簽註意見亦應簽於文件中間空白部
        位,不得超過公文稿紙裝訂線範圍。
  (四)秘書室應應設總發文登記簿,由總收發人員確實登記收文號受文
        機關、發文日期、發文號,案由(主旨)、附件、承辦單位等,
        如實施電腦化管理,得以電腦記錄,但仍應列印保存。
  (五)發文時會於公文封套上確切標明重要性、時間性及保密性之區分
        。對平寄郵件應繕列清單,由郵局蓋章認明,以憑查考。
  (六)對同一機關有數件通常性之發文時,得併封送發。
  (七)封發公文得視實際情形,分批郵寄。但有時間性或急件,應隨時
        派人送達。
  (八)受文者為經濟部暨所屬各機關之公文,應按機關填妥「公文傳遞
        清單」,依規定準時傳送交換。(如附表 2)
  (九)凡體積重大之附件,得先發公文,並於公文附件欄註明「附件另
        寄」,附件上亦註明發文日期及字號。
  (十)大宗書刊資料及重要物品,由承辦單位裝箱,交由秘書室托運。
  (十一)人事命令、證件、有價證券及重要文件,均應以掛號郵件寄發
          。
  (十二)機密件、最速件或開會通知應於封套上加蓋記:機密件另外加
          套封,並以掛號郵寄,以重保密。


十五、送達或付郵
  (一)寄發文時應清點附件及副本備齊應分送之份數,並注意郵局收信
        時間及最後截郵時間。
  (二)寄往同一處所之文件,以集中寄發為原則。
  (三)寄發品應依普通文件、掛號文件、印刷品等分類,秤量重量,以
        計算應刷之郵資。
  (四)注意郵資存量及時至郵局儲備郵資。
  (五)郵資報核,應列印「郵寄清單或郵資拆帳單」,並附郵局購買票
        品證明單或郵資機郵件預繳郵資收據。(附表 3)


十六、檔案管理:
  (一)編有本處總收文號,總發文號及其附屬文件,應集中保存於檔案
        室,其他文件由各組室自行保管。
  (二)紙本簽核及附件,承辦人應清除不必要之便簽紙條,並儘量使用
        迴紋針或小鐵夾,避免使用訂書機裝訂,如需使用,應視案件之
        厚度,以裝訂1針為限。
  (三)簽稿意見與上級長官不一致時,應由內部自行統一見解並以判行
        者為準,未經判行者,不予保存。
  (四)凡書籍刊物等出版品一律不予保存立卷。
  (五)檔案分類排列次序,採類、綱、目、節四級,依各單位之功能區
        分。
  (六)秘書室應設檔案分類表並永久保存。
  (七)檔案之保管年限分 1  年、3 年、5 年、10  年、15  年、20  
        年、25  年、30  年及永久,由承辦人於處理文件時,一併填註
        。
  (八)簽收歸檔文稿,如有附件漏送或附件不全,或存查文件,未經批
        准者,均應退還補正。
  (九)機密文稿及一般文稿,未註明「解密日期」、「保存年限」及「
        檔號」者,退送原承辦人補填。
  (十)檔案應按卷號排列整齊,維護安全,注意保密、防盜、防火、防
        蟲、防污。非經管人員不得進入檔案室。
  (十一)同仁借調主管業務之案件,應填具調案申請單,並經該單位科
          長級以上主管核准借調,非主管業務之案件時,應先經該單位
          科長級以上主管核章後,送會承辦業務單位科長級以上主管同
          意。若緊急調卷,可事後補辦調卷手續。(如附表 4)
  (十二)調閱案卷,非經簽准,不得複印。調案人歸還時如發現遺失或
          檔案缺頁、拆散、塗改、抽換、轉借、轉抄或非法提供他人閱
          覽等情事,應簽報主管處理。
  (十三)調閱檔案,一次以 15 天為限,如仍須續借,應續填具調案申
          請單。逾期未歸還者,秘書室應填具調案逾期未歸還稽催清單
          追回。
  (十四)已逾保存期限之檔案,應繕造清冊,送原承辦單位認同蓋章,
          經簽報首長核准,依檔案法第十二條規定,送交檔案中央主管
          機關審核後,會同政風室銷毀。


十七、文書流程管理、查考及獎懲:
  (一)秘書室應指定文書流程管理人員專責處理文書流程管理工作。
  (二)公文辦理期限,除列管案件,或其他特殊性案件,奉核定者,應
        依限辦理外,餘均由組室收文人員於公文系統線上簽收後,點送
        承辦人員依限辦理。
        1.最速件 1  日。
        2.速件不超過 3  日。
        3.普通件不超過 6  日。
        4.限期公文依來文規定期限。
        5.人民申請案件 3  日。
        6.專案管制案件(需原限辦日期之前提出申請)申請處理時限最
          長不得超過 6  個月。
  (三)公文無法如限辦理完畢時須於公文系統填具「展期申請單」申請
        展期。
  (四)公文展期期限及核定之主管如左:
        1.展期天數 7  日以下,由第三層主管核定。
        2.展期天數 8  日至 30 日,由第二層主管核定。
        3.展期天數 31 日以上者,由第一層主管核定。
  (五)文書流程管理人員,應逐日檢查逾限未辦公文,列印「逾期公文
        催辦單」催辦,承辦人應立即填註逾期未辦出之原因及預定辦結
        日期,並簽名後送返秘書室。
  (六)文書稽催人員,應依承辦人員填具之預定辦畢日期作第 2  次稽
        催,如有積壓延誤情事者,應按情節輕重,簽報首長議處。
  (七)秘書室應定期於每年 6  月及 12 月分別檢討各單位公文處理時
        效改進事宜;不定期抽查 4  次,並依據查證結果,改進缺失,
        填具「公文處理時效檢查表」、「查證記錄表」及「各組室逾限
        比例表」簽報處長核閱。(如附表 5、6、7)。
  (八)各組室文書人員、稽催人員、承辦人員及審(核)稿人員,對文
        書處理有無特殊優劣事績,於每年終了檢討敘獎或懲處,並列入
        年終考績之重要依據。



 
資料來源:經濟部主管法規共用系統