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經濟部主管法規共用系統

列印時間:113.03.02 04:59

法規內容

法規名稱: 經濟部水利署電子信箱信件處理作業規定
公發布日: 民國 91 年 07 月 11 日
修正日期: 民國 113 年 01 月 04 日
發文字號: 經水秘字第11208076220號函
法規體系: 經濟部水利署
立法理由:
圖表附件:
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一、依據:經濟部首長電子信箱處理作業規定。
二、目的:為提升經濟部水利署(以下簡稱本署)處理電子信箱信件之效能。
三、信件類別:
    第一類:須正常處理或回復之信件,包含與本署業務相關之陳情書、興革
            意見或施政諮詢等。
    第二類:毋須分辦之重複信件。
    第三類:毋須分辦之垃圾或廣告信件,包含不具建設性之批評、個人情緒
            性抒發、自我推薦或廣告宣傳信件等。
四、信件處理作業權責劃分:
    (一)秘書室:負責院長、部長及署長電子信箱信件之收件、掛號、分文、
        列管稽催及績效考評事宜。
    (二)資訊室:負責本署電子信箱之設置、資訊技術與管理。
    (三)各組室:負責本署電子信箱信件之答復。
五、信件處理時限及方式:
    (一)第一類信件:由本署秘書室收件後,於一日內分辦權責單位處理;各
        組室應自分辦日之次日起五個工作天內,依分層負責權限劃分,撰擬
        回信(稿)核判後答復民眾。
    (二)第二類及第三類信件:由本署秘書室收件後,於一日內逕行存查。
    (三)信件改分:各組室指派專責人員隨時收發處理信件,如需申請改分應
        於收信後之次日起一日內,由承辦人於本署公文系統填寫改分申請單
        ,經組室主管決行後改分至本署權責組室。
    (四)信件展期:
        1.案情複雜之信件如無法於期限內辦結者,應填列「經濟部水利署公
          文展期申請單」說明具體原因,並於限辦日期前完成手續。
        2.展期作業應注意時效並預留陳核時間,展期原因應具體明確。
    (五)信件存參:如有符合行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點第十
        四點規定得不予處理之信件,請承辦人簽辦敘明具體理由,並於辦理
        期限內經組室主管決行,後會本署秘書室解除列管。
    (六)本信件之處理流程(如附件一)。
六、信件處理原則:
    (一)各單位專責人員應隨時查看信箱信件,並予分辦。
    (二)答復內容應避免使用公文用語及格式,文字表達需具體明確、親切、
        口語化,並註明承辦人及聯絡電話,以便民眾查詢。
    (三)信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名,切勿以個人名義署名。
    (四)信件非屬本署權責時,應逕移主管機關處理,並回復陳情人。但由行
        政院交辦經濟部之案件,非屬經濟部主管業務者,應通知本署秘書室
        洽經濟部秘書處聯繫行政院改分或增列其他機關。
    (五)如案情複雜短期內無法辦結者,應先行回復民眾告知預定辦理進度,
        並於案件處理完畢後再次完整回復。
    (六)處理信件時,應確實依個人資料保護法等相關規定辦理,並應適時採
        取妥善之保密措施,俾確保民眾隱私權。
    (七)民眾填復「經濟部水利署電子信箱滿意度問卷」如表達不滿意者,請
        權責單位應於收辦五日內針對民眾不滿意之項目,採取相關處理措施
        。
七、績效考評:
    (一)本署秘書室於年度終了時,按各單位「經濟部水利署電子信箱績效考
        評表」(詳附件二)辦理考評,考評重點包括辦理案件數、處理時效
        及滿意度。
    (二)每年度綜合評比列為第一名且成績優等之受評單位,得提報二名相關
        人員記嘉獎二次;評比列為第二名且成績優等之受評單位,得提報二
        名相關人員記嘉獎一次。
    (三)信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限,致民眾權益受損或影響本署行
        政效率,經查證屬實者,依其情節輕重,予以議處。
    (四)本署資訊室之工作人員,得一併簽報敘獎。
八、附件表格及流程圖得依系統變更或業務需求,簽奉核可後修正之。
九、本作業規定未盡事項,依相關規定辦理。
資料來源:經濟部主管法規共用系統