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法規內容

法規名稱: 經濟部及所屬機關檔案管理考評作業指引
公發布日: 民國 111 年 06 月 21 日
發文字號: 經總字第11102982960號函
法規體系: 經濟部部內各單位/經濟部秘書處
立法理由:
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一、前言
    依據「經濟部及所屬機關檔案管理考評作業要點」(以下簡稱本要點)規
    定,本部及所屬機關應對檔案管理情形定期辦理考評、輔導及獎懲。為協
    助本部及所屬機關循序進行考評作業,進而逐步推動後續輔導工作,爰參
    考國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔案局)所定相關作業規定,特
    訂定本指引,期落實分級督導機制,提升檔案管理及服務效能。
二、考評整備
    (一)考評規定訂定:本部應訂定適用本部及所屬機關之共通考評、分級標
        準及獎懲規定,並應使用評鑑表(請參照檔案局「機關檔案管理考評
        作業指引」附件一)辦理考評,必要時得依機關特性增列考評項目;
        考評結果分級標準及獎懲規定依本要點相關規定辦理。
    (二)分級考評授權:經衡酌本部所屬機關數量、考評人力及資源等因素,
        授權所屬機關辦理其下級機關之考評作業。
    (三)考評規劃擬定:
        1.本部及所屬機關應定期對其下級機關進行實地考評,除本部外,受
          評機關以每六年至少接受一次考評為原則。但有特殊情形者,得隨
          時進行專案考評。
        2.考評機關應於考評前一年度十二月底前擇定受評機關及受評日期,
          並通知各該受評機關進行考評整備。
        3.各年度之實地考評應於當年十月底前完成。各三級機關須將所屬四
          級機關之考評結果,於每年十一月底前彙整後函報本部備查。
    (四)擇定受評機關:考評機關擇定受評機關或辦理年度考評作業前,應運
        用「機關檔案管理資訊網」、「機關檔案目錄查詢網」、「受評機關
        基本資訊表」(請參照檔案局「機關檔案管理考評作業指引」附件二
        ),掌握所屬機關檔案管理現況,包括機關檔案目錄彙送辦理情形、
        機關檔案管理調查、檔案風險管理調查及作業檢核(機關自評)結果
        、機關檔案庫房保管情形與辦理檔案清理、檢調及應用情形等,針對
        各項管理狀況綜合考量,以排定考評優先順序。
    (五)考評小組成立:考評機關應成立檔案管理考評小組,由機關權責長官
        指派適當人員擔任召集人,成員包括檔案管理單位主管及承辦人員,
        並視需要邀集資訊、政風單位人員,或熟稔檔案法令及執行作業細節
        、檔案管理資訊專業之在職或退休學者專家參與,其人數以三人至六
        人進行分組考核為宜,外機關人員應符合利益迴避原則,並負保密責
        任(切結書格式請參照檔案局「機關檔案管理考評作業指引」附件三
        )。
    (六)考評小組分工:考評小組得視成員專業能力及人數進行分工,如小組
        人數六人時,可分為立案編目分組、鑑定清理分組、保存維護分組、
        檢調應用分組、文書檔案資訊分組、計畫考評分組;不足六人時,可
        將前述分組予以整併,如立案編目及鑑定清理分組、保存維護及檢調
        應用分組、文書檔案資訊及計畫考評分組(考評小組分工表請參照檔
        案局「機關檔案管理考評作業指引」附件四)。
    (七)考評人員訓練:考評小組成員應曾參加檔案局、機關本身或外機關辦
        理之評鑑專業人員培訓課程,並熟稔檔案法令規定及具備實務作業知
        能,且瞭解評鑑表所列考評方式與評分標準,如係聘請外部考評人員
        ,宜於考評前就考評事項進行意見溝通;必要時以機關檔案管理情形
        模擬或試辦考評。
    (八)考評期程通知:受評機關應於考評三週前主動提供基本資訊表;考評
        機關應於考評二週前將考評當日需配合調閱之「文件」資料名稱、所
        需設備及陪檢人力等項目名稱,表列送交受評機關準備;於考評三天
        前始能將要查檢之「檔案」檔號,送交受評機關調案準備(請參照檔
        案局「機關檔案管理考評作業指引」附件五及六)。上述考評期間之
        天數以日曆天計算;至其中三天前將檔案檔號送交受評機關部分,應
        避開例假日,以利受評機關調案。
    (九)考評行前確認:考評機關於考評前得視需要召開行前說明會,強化考
        評人員對作業流程之瞭解,並事先交換意見,以確保考評品質。
三、實地考評
    (一)考評時間:以能有效完成考評全程為原則(作業程序表請參照檔案局
        「機關檔案管理考評作業指引」附件七),並得視考評及陪檢人力多
        寡等實際狀況彈性調整,惟切不可以時間不足為由草率為之。
    (二)考評方式:使用檔案局所定評鑑表進行考評,並可依受評機關特性增
        列考評項目;考評前受評機關應備妥考評機關指定之受檢文件,並於
        考評當日安排陪檢人員及配合考評人員調閱其他受檢文件。
    (三)考評標的:
        1.除列有特定範圍之考評項目外,原則依考評機關考評需要,不限定
          特定年度管有之檔案或文件,而抽檢時應考量考評目的及效果,切
          勿集中抽檢特定年度之檔案或文件。依評鑑表所載之考評標準採取
          全檢或抽檢,並可視實際情形增加抽檢檔案或相關佐證文件,再據
          以填寫考評結果,其中過去考評已檢核之檔案及作業文件不重複納
          入。
        2.各考評項目訂定不同查檢標的,例如查檢不同年度、不同承辦單位
          之檔案;查檢相關計畫、作業紀錄、公文或檔案管理資訊系統,以
          及所產生之清單、文件等。
        3.每一工作項目抽檢之檔案儘可能共用,並以「案」為單位進行查檢
          者,案內各卷皆需受檢。但為更發揮考評效果,亦可視機關檔案保
          管數量或個案情形,調增其抽檢方式及數量(檔案抽檢數量表請參
          照檔案局「機關檔案管理考評作業指引」附件八)。
    (四)免評情形:考評項目依檔案法相關規定,屬機關得視年度工作計畫及
        作業資源酌情辦理而無相關辦理情形、非屬填列機關權責或經檔案局
        同意可免辦理事項者,該考評項目免評,惟應具體說明理由。
四、評鑑表操作說明
    考評人員應具備檔案管理專業並培養考評能力,考評前充分瞭解考評內容
    ,以落實考評目的及成效。為利考評人員使用評鑑表考評所屬機關,評鑑
    表考評項目內容及檢核重點,請依檔案局「機關檔案管理考評作業指引」
    相關規定辦理。
五、考評結果
    有關考評結果各事項,請依檔案局「機關檔案管理考評作業指引」相關規
    定辦理(考評發現撰寫範例請參照檔案局「機關檔案管理考評作業指引」
    附件九)。
六、追蹤輔導
    (一)考評機關各項評核作業皆應於考評當日辦理完畢,考評結束後一週內
        將初評結果函知受評機關,並依本要點規定辦理獎懲。
    (二)三級機關應於每年十一月底前,彙整所屬四級機關之考評結果,函報
        本部備查(格式請參照本要點附件)。
    (三)倘受評機關考評結果不佳時,考評機關應限期回復改善情形,並透過
        實地訪視、教育訓練、標竿學習、業務諮詢或其他方式加以協助與輔
        導,視其改善情形再辦理複檢。