一、各級人員均應秉持自制自律精神，確遵各項文書處理規定，提升公文
品質：
（一）承辦人員應自我檢查：把握簽辦時效，力求每一案件在其「公文處
理期限」內辦結。
（二）單位稽催人員協助查催：適時提醒承辦人員。
（三）單位主管督導催辦：確實掌握所屬人員的可使用時間資料，提示處
理原則、適當調配人力、督促限期辦結，避免展期。
二、各單位應指定一人專責辦理該單位之公文稽催，並於秘書室設置總稽
催人員一人。
三、本局「公文處理期限」及處理辦法，按各類公文性質分別規定如次：
（一）一般公文：
1.最速件：1 日（但緊急公文仍須依個案需要之時限完程）。
2.速件：3 日。
承辦人員對於上述二種速別之來文，經審慎判斷與公文性質不符時
，依分收文方式辦理如下：
（1）紙本公文：得於公文「速別」欄內蓋上「調整速別」章，填寫調
整後之「速別」，經由單位科（組）長或指定授權人員核定後，
以電郵總稽催人員（並副知核定人員），據以修改公文處理速別
。
（2）線上簽核案件：以線上送陳單位科（組）長核可回承辦人後，再
以「副本通知」傳送總稽催人員，據以修改公文處理「速別」。
3.普通件：6 日（另來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中
所訂期限者，該文得以「普通件」處理時限辦理）。
4.E-MAIL 收文：5 日（「民眾意見信箱」等電子郵件由綜合企劃
委員會管制）。
5.限期公文：（分文人員漏登時，請承辦人將原案影送總稽催人員
處更改辦理期限）
（1）來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。
（2）其他特殊性案件之處理時限，各單位可視事實需要自行訂定，
其處理程序；經簽奉准後，影本送秘書室（文書科），於分文
時即予「限期公文」案件登錄。
（3）通知（會議）案件：
a.出席會議報告應於出席會議後 3 日內完成報告之製作、陳
核等程序。
b.會議紀錄：係召開會議後之必要程序，對於急要性案件應於
開會日期後，立即製作、陳核發文等程序；非急要性案件應
於開會後 3 日內完成。
（4）行政訴訟、訴願案件、貿易處分異議審議案件：依據行政訴訟
法、行政院及行政機關訴願審議委員會審議規則及貿易處分案
件聲明異議處理辦法規訂，其辦理期限分別為 10、20、27 天
。【由秘書室（法制）管制】
（5）特殊性案件：補助工商團體辦理推廣貿易業務之經費核銷案件
、國史館揀送移轉該館檔案之案件，辦理期限分別為 21 天、
60 天。
變更「限期公文」期限處理方式：請依一般展期作業方式為之，
且務必於辦理期限內完成展期作業（經核判層級決行）否則將依
實際處理天數結算之，惟來文為「限期公文」者，須將聯繫來文
機關確認「限期日」之電話洽商所應填寫「經濟部國際貿易局公
務電話紀錄單」（各種表單 D12）或電傳、電郵等資料附原案備
查。
6.專案：涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需 31 （含 31
）日以上方可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件，專案管
制案件或其他特殊性案件之處理時限，各單位得視事實需要簽報
訂定，並辦理專案申請，其「專案申請單」有 2 種：
（1）「本局公文」專案管制：由承辦單位陳核「經濟部國際貿易局
專案管制案件申請單」時先送管制單位（秘書室文書科）審核
申請時間之合理性，再由管制單位陳請局長核判，並請承辦單
位定期提報執行情形至結案為止。
（2）「本部公文」專案管制程序：由承辦單位陳核「經濟部專案管
制案件申請單」時先送管制單位（總務司）審核申請時間之合
理性，再由管制單位陳請部次長核判，並請承辦單位定期提報
執行情形至結案為止。
7.重要案件：如上級交辦案件、科長級以上主管判定重要之來文案
件；承辦人員不得以「存查陳核」簽結。
（二）立法委員質詢案件：依據「立法院職權行使法」及「行政院及所屬
各機關辦理答復立法委員質詢案件處理原則」規定辦理（由本局綜
合企劃委員會管制）。
（三）監察案件：依據監察法、監察法施行細則及「監察院糾正及調查案
件追縱管制作業注意事項」規定辦理（由本局綜合企劃委員會管制
）。
（四）人民申請案件：按性質區分類別項目，分定處理時限，予以管制。
（由本局貿易服務組、貿易安全與管控小組、高雄辦事處管制）
（五）人民陳情案件：依據「行政程序法」第七章及「行政院及所屬各機
關處理人民陳情案件要點」之規定辦理。（由本局綜合企劃委員會
管制）
（六）凡案情複雜必須調查、審議或蒐集資料者，得酌予延長辦理時限，
核准權責分：
1.「本局公文」展期核准層級：7 日（含 7 日）以內為科長，8
日至 30 日為單位主管，31 日（含 31 日）以上為局長。
2.「本部公文」展期核准層級：7 日（含 7 日）以下為組長（科
長代），8 日至 30 日為局長（組長代），31 日（含 31 日）
以上為部次長。
展期申請單以一文一張為原則，如超過「展期日數」仍未辦結時
，須辦理第 2 次展期，其展期日數須累計，並依核准層級申請
展期。
3.依規定完成展期，其展期申請單請附於文卷後，俾便備查，惟展
期 7 日（含 7 日）以內者，逕以電子作業由科長決行即可。
惟逾期案件經辦展期後，如公文實際有積壓事實者，仍應負積壓之
責任。
四、承辦人員收到分辦公文案件時，應配合事項如下：
（一）對於承辦案件應建立自我主動管制之正確觀念：即公文「應隨到隨
辦、或依限辦結，或填報展期、專案申請」以求有效發揮公文時效
管制之功能，公文處理應至流程完成【指每一公文處理從收文（創
稿）、分文（交辦）、擬辦、陳核、批示、擬稿、會稿、核稿、判
行、繕打、校對、用印、發文、歸檔等全部作業過程中，每一處理
階段】，方視為「結案」，不得將未辦結之公文先行銷號結案，再
以創稿辦理，規避稽催。
（二）對於處理過程中凡屬通知補件（陳）、會勘（查）、會議（商）、
請釋（示）、查詢及有關機關間往返等，另以他號方式處理（內部
組室間書面洽公者以便箋流水號處理、發文案件按一般公文創號處
理）。
（三）應記錄備查。（擬簽辦時，應於公文系統製作並匯入，及配合該案
預設流程，其辦理情形確實呈現於公文系統上，以備查詢）
五、文案控管人員處理案件結案時，應檢視案件確實已辦結者，再登錄「
存查」予以結案。
六、會辦公文之處理：
（一）本局主辦之部稿、部簽，會局內相關單位後陳報本部，或先會本部
其他單位後再報部者：
1.儘量減少非必要之會辦單位。
2.儘量改為「後會」方式辦理。
3.儘量改以派員持會方式。
4.除主管外，可免陳每位長官核閱，以縮短公文流程。
（二）本部所屬單位來文會辦案件（貼上書有「會簽案件即刻辦理」紅色
字樣之綠色卷宗辦理）：
1.作業流程簡化為：總收文→主辦單位→6 樓→外收發→本部或其
他單位。
2.派員持會或持送：即總收發收文後，即派員持送主辦單位主管（
或副主管或主管科長），主辦單位以第一優先會辦後由承辦人（
或委託同仁）持會相關單位或持陳 6 樓，6 樓長官亦優先予以
會簽或派員逕送外收發，經外收發彙總後，定時派專人送達本部
或其他單位。
3.除主管外，可免送陳每位長官核閱，以縮短公文流程。
（三）一般送（收）會公文依速別訂定會辦時間：
1.最速件：隨到隨辦
2.速件：1 日
3.普通件：1.5 日
4.特殊件：依個案由主辦單位訂定期限
七、不屬於本機關本單位主管業務或職權範圍之來文處理規定：
（一）「本局公文」：
1.不屬於本機關主管業務或職權範圍之來文，可逕以「移文單」，
將正本移送主管機關，以影本留存。
2.不屬於本單位主管業務或職權範圍之來文，可逕以「移辦單」，
移送主管單位。
（二）「本部公文」：
1.各單位收到本部分辦來文，不屬於本局主管業務或職權範圍之來
文，亦非本部其他所屬單位者，可逕以「移文單」，將正本移送
主管機關，以影本留存。
2.各單位收到本部分辦來文，不屬於本局主管業務或職權範圍之來
文，而係屬本部其他所屬單位者，應於 1 日內以「經濟部公文
改分單」逕移主辦單位，並副知本部總務司、本部機密公文則以
「經濟部公文提陳單」陳部主任秘書核閱改分。
3.各單位收到本部其他所屬單位之「改分單」，不屬於本局主管業
務或職權範圍，亦非本部其他所屬單位者，可逕以「移文單」，
將正本移送主管機關，以影本留存。
4.各單位收到本部其他所屬單位「改分單」，仍不屬於本局主管業
務或職權範，而係屬本部其他所屬單位者，請於當日以「經濟部
公文提陳單」提陳本部主任秘書核閱改分。
5.上述有關本部分辦之來文，不屬於本局單位主管業務或職權範圍
，可逕以「移辦單」，移送本局主管單位。
八、本局稽催作業程序如下：
（一）每日電子稽催：依各承辦公文逾期未辦結案件，每日經由「公文整
合及線上簽核管理系統」將「文號、主旨、限辦日期、逾期天數」
傳送至各相關人員之「通知及稽催」信箱，請承辦人檢視該等案件
，儘速依案情辦理「調整速別」或辦理「展期申請」、「專案申請
」作業，單位稽催人員協助查催、適時提醒承辦人員，科長、單位
主管督導催辦，其傳送情形如下：
1.公文每逾辦理期限 1 日（含 1 日）以上者，以電郵自動傳送
稽催信息於至各承辦人員。
2.公文每逾辦理期限 3 日（含 3 日）以上者，以電郵自動傳送
稽催信息於至各承辦人員、科長、單位稽催人員之「通知及稽催
」信箱。
3.各科室尚未將公文點選分送至承辦人員而造成逾期者，以電郵自
動傳送稽催信息至單位稽催人員之「通知及稽催」信箱。
4.各單位逾期 7 日以上（含 7 日）之公文，以電郵自動傳送稽
催信息至單位主管之「通知及稽催」信箱。
5.開會通知、限期公文及重要案件，於開會日期及辦理期限前 1
日，即由「公文系統」自動傳送稽催信息至各單位主管、科長、
承辦人員及單位稽催人員之「通知及稽催」信箱。
（二）報表電子稽催：每月 1、11、21 日分 3 次由秘書室總稽催人員
列印逾期 3 至 7 日、8 至 14 日、15 至 30 日及逾期 31 日
（含 31 日）以上 4 種之「經濟部國際貿易局各單位逾期未結案
件統計表」、「經濟部國際貿易局各單位同仁逾期未結案件統計表
」、「經濟部國際貿易局各單位同仁承辦公文逾期案件明細表」等
報表，陳主任秘書核閱後，由總稽催人員於「文案系統」分別點選
傳送至本局相關單位主管、科長、承辦人員及單位稽催人員之「公
務信箱」，並放置於本局 Intranet 「公文處理」項下之「公文稽
催」欄。
（三）前項「報表電子稽催」執行 3 日後，即列印 4 種逾期之「經濟
部國際貿易局稽催結果統計表」及「經濟部國際貿易局各單位同仁
承辦公文逾期案件稽催結果明細表」，陳首長核閱後，放置於本局
Intranet「公文處理」項下之「公文稽催」欄，另分別加強辦理方
式如下：
1.逾期 3 至 7 日者，由總稽催人員再予洽催。
2.逾期 8 至 14 日者，以電郵傳送單位主管信箱。
3.逾期 15 至 30 日者，由秘書室陳報主任秘書後函送主辦單位，
並副知人事室；主辦單位應調查原因後，函報人事室列入年終考
績參考。
4.逾期 31 日（含 31 日）以上者，由秘書室簽報局長核示後辦理
。
（四）本部交辦之總收文部分，由秘書室（文書科）總稽催人員於每週部
催辦前 2 日，先行洽催，除依前述本局稽催作業程序辦理外，並
配合電郵催辦如下：
1.部收來文皆以最速件登錄，當日起逐日以電郵傳送單位稽催、承
辦人員、科長、副主管、主管，以提醒其注意時效（加強預催功
能）至辦畢為止。
2.部收逾期案件（逾原限辦日期者）另電郵傳送單位稽催、承辦人
員、科長、副主管、主管、主任秘書、副局長、並加送局長。
3.每 2 週依排名製成統計表奉核後，函送本局所有單位。
（五）單位收文（包括創稿）部份，請各單位自行稽催。（81 年 10 月
14 日貿（81）秘發字第 16912 通函）
（六）各單位應自行列印「重要案件」清單，送請副主管控管。
九、每月 5 日前，請各單位依據「公文整合及線上簽核管理系統」資料
，修正上月報表件數（請注意上月份【截至上月待辦件數】與上上月
份【待辦件數總計】是否有落差？），再陳各單位主管核閱後，以便
箋回傳秘書室（文書科）總稽催人員，彙編公文時效月報、年報表及
收發件數統計表，陳首長核閱後報部核備。
十、超過公文處理時限 30 日以上，於每月 10 日前由總稽催人員填寫「
本部文書處理流程個案抽樣分析表」陳主任秘書核閱後報部，及電郵
傳送至本局相關單位主管信箱，並置於本局 Intranet 「公文處理」
項下之「公文稽催」欄供同仁參考。
十一、差假人員須洽定或由主管指定職務代理人員負責代理。差假人員承
辦之公文，如對代理人員未經交代或交代不清，仍應由原承辦人員
負責。
十二、各級承辦人員（包括傳達、信差、收發、主稿、會稿等）收到公文
遲遲不送、不辦、或將文件遺失因而貽誤或逾期者，各主管或管檔
人員發覺後，除儘速予以補救外，應陳報並視情節輕重予以處分。