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法規內容

法規名稱: 經濟部中小企業處公文電子交換作業要點
公發布日: 民國 90 年 07 月 03 日
修正日期: 民國 102 年 07 月 01 日
發文字號: 中企策字第10201003430號
法規體系: 經濟部中小企業處
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一、經濟部中小企業處(以下簡稱本處)為簡化文書作業,提升行政效率
    ,有效推動公文電子交換(以下簡稱電子交換),特訂定本要點。


二、本處電子交換作業,依本要點之規定,本要點未規定者,依其他有關
    法令之規定。


三、權責區分如下:
(一)秘書室:負責本處電子交換文書、檔案之行政與管理事宜;並對線
      上公文使用者基本資料作維護及設定。
(二)資訊小組:負責本處電子交換規劃、建置相關資訊系統作業環境及
      技術支援。
(三)人事室:負責本處申請自然人憑證,作為公文線上簽核系統之數位
      簽章單位及人員申請資料之審核與確認。
(四)政風室:負責本處電子交換時資訊安全維護。
(五)政策規劃組:協助擬訂電子交換相關法規。
(六)各組室:依相關規定執行電子交換作業。


四、承辦人員應注意事項:
(一)使用本處公文管理系統製作公文。
(二)不適用公文電子交換包括:
      1.公文性質為人民申請案件、人民陳陳情案件、立委質詢案件、訴
        願案件、機密件。
      2.附入形式為實體附件、支票、原始憑證、需蓋印章之表單。
      3.行文對象為人民、法人、非法人團體、階段性未加入電子交換之
        政府機關。
(三)可執行電子交換之公文,由承辦人選擇交換機制類別,第一類:屬
      用第三者集中處理服務者;第二類:屬點對點直接電子交換者;第
      三類屬發文方登載電子公布欄者。
(四)不得自行造字及符號,使用常用易懂文字,避免用冷僻字。
(五)公文遇有多個機關名稱同時出現時,按行政院人事行政局之機關暨
      學校代碼順序排序,不另以併排方式處理。
(六)發文字號之年份內碼符號應依分項條列一字一碼原則。
(七)公文遇分項條列時,表達各項順予之數字及符號採一字(符號)一
      碼方式處理:如一、二、三、...,(一)(二)(三)...
      ,(1)(2)(3)...。
(八)正、副本分別逐一書明全銜,是否含附件應個別表示。
(九)附件之處理方式
      1.除可使用本處公文管理系統製作外,亦可使用微軟公司的辦公室
        軟體編輯軟體製作電子檔,附件格式分為文字檔、靜態圖形檔、
        工程圖檔、動畫檔、聲音檔、動態影像檔,並於電子公文附件之
        頁尾加註檔名及頁碼。
      2.附件如為其他機關轉來之書面公文資料,應利用掃瞄器製作成電
        子檔。
      3.附件如為宣導性文件或資料等電子檔,應直接張貼於本處網頁上
        ,並於本文中描述附件登載之網址。
      4.附件為表單者,應製作成電子檔放置於網頁上,提供受文機關上
        網下載使用。
      5.附件為請各單位填報資料者,應建置Web系統採網路填報方式
        。附件公文用紙為A4。
      6.字體採用標楷體、細明體或新細明體。
      7.附件由線上公文製作系統附件管理功能,將附件檔案加入至文卷
        中,隨文案傳遞。
(十)經核判之文稿檔案,直接傳送至文書單位。


五、收文人員應注意事項:
(一)於上班時即應啟動收文電腦系統,先輸入識別碼、通行碼或其他識
      別方式後,進行收文作業。
(二)隨時檢視收文狀態,若異常須洽資訊小組排除異常現象。 
(三)經確認之電子公文,自動於線上公文系統帶出全文。
(四)檢視來文之發文單位、騎縫章、附件、頁碼是否有疏漏情形,正確
      無誤後應依序編收文號,如蓋收文日期章戳,將基本資料登錄於線
      上公文管理系統後,即依照收文作業程序辦理分文。
(五)應不定時從線上公文系統檢視收文狀態並統計收文件數與實際收文
      是否相符。


六、繕打人員應注意事項:
(一)由公文檔案中開啟原公文承辦人員之文稿,依核判內容加以修正後
      進行稿轉函工作,並將公文檔另存新檔。
(二)執行多址分文,並分別列印電子交換及非電子交換紙本公文。


七、繕印人員應注意事項:
(一)急要文稿,優先處理。
(二)依批示及改正內容逐一蓋校對章,並注意附件是否齊全,俟無誤後
      ,於紙本公文蓋用章戳,稿本簽字後再依發文程序作業。


八、發文人員注意事項:
(一)應先檢查文、稿是否已判發及校對。
(二)依時間性及重要性,決定發文優先順序。
(三)發文人員於檢核發文文稿無誤後,即進行交換作業,並於發文文稿
      加蓋「已電子交換」章戳,如有非公文電子單位之紙本公文部分,
      檢視監印人員是否蓋印後辦理發文手續。
(四)發文人員隨時檢視受文者之簽收結果,發生異常情形即洽資訊小組
      協助解決。發文人員於次日檢視前置處理器,如發現有公文發文異
      常時,即列印紙本公文,送交監印人員蓋印後,循發文程序作業。