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法規內容

法規名稱: 經濟部中小企業處維護公務機密注意事項
公發布日: 民國 89 年 02 月 21 日
修正日期: 民國 99 年 09 月 23 日
發文字號: 中企策字第09901105060號
法規體系: 經濟部中小企業處
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一、經濟部中小企業處(以下簡稱本處)為確保公務機密,特依據國家機
    密保護法、國家機密保護法施行細則、文書處理手冊、政風機構維護
    公務機密作業要點及其他相關法規,並參照經濟部維護公務機密注意
    事項,訂定本注意事項。


二、本處主管機密範圍,各單位應按其主管業務性質,依國家機密保護法
    與其施行細則及其他法規所定之事項,於必要之最小範圍內,訂定國
    家機密、一般公務機密之具體範圍,並得視需要每年檢討修正。


三、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」;一般公
    務機密文書列為「密」等級,不同等級之機密文書合併使用或處理時
    ,以其中最高之等級為機密等級,登註資料不得顯示國家機密之名稱
    或內容。


四、國家機密等級之核定,依國家機密保護法及其施行細則規定由權責人
    員親自核定,如授權應以書面為之,且被授權對象不得再為授權。
    機密文書承辦人員於簽擬文件時,應審慎區分機密等級、保密期限或
    解密條件。各級主管應審查標示是否適當。


五、機密文書送達本處時,收發人員應依內封套記載情形登記,並依下列
    規定處理:
(一)受文者為處長、副處長或主任秘書之機密文件,親送處長、副處長
      或主任秘書拆封。
(二)受文者為本處之機密文件,由處長或其指定人員拆封。
(三)受文者為本處各單位之機密文件,由各單位主管或其指定人員拆封
      。
(四)受文者為其他人員之機密文件,逕交由其本人拆封。


六、收受機密文書時,應先檢查封口有無異狀後再行拆封,並核對其內容
    及附件;如發現有人為破損或拆閱痕跡,應即協調政風單位會同處理
    。


七、機密文書之收發處理,以專設文簿或電子檔登記為原則,並加註機密
    等級。如採混合方式,登記資料不得顯示機密之名稱或內容。
    使用電腦設備處理機密公文時,對於簽入資訊系統所須之帳號及密碼
    應建立安全管理機制,並不得使其曝露於他人可見之狀態,有關公文
    交換所須之簽章加密等相關電子憑證,亦需妥善保存。


八、本處各單位處理機密文書,如係處長核交者,由各單位主管負責處理
    ,餘應由指定人員處理,並應盡量減少處理人員層級及程序。


九、機密文書傳遞之方式如下:
(一)分文、陳核、送會、送繕、退稿、歸檔等傳遞流程,除「絕對機密
      」、「極機密」、「機密」及應由承辦人員親自持送外,其餘非由
      承辦人傳遞時,應用本處專用之「機密文書傳遞封套」密封,並於
      封摺線上蓋印簽封交遞。傳送機密文書應交指定專責人員或承辦人
      員親自簽收。
(二)機密文書於機關外傳遞時,屬「絕對機密」、「極機密者」或「機
      密」者,由承辦人或指定人員傳遞;屬「密」者,由承辦人或指定
      人員傳遞,或雙掛號函件傳遞,如傳遞至國外時,並得用外交郵袋
      傳遞。
(三)機密性資料及文件,不得以電子郵件或其他電子方式傳送。但因業
      務特性需以電子方式處理,應使用經專責機關核發或認可相符機密
      等級保密機制,並依相關規定辦理。
(四)與本部各駐外商務機構間急密文件之傳遞,得透過本部秘書室密件
      室以保密裝備傳送。


十、「密」級公文會辦完畢後,應於「機密文書傳遞封套」之次一封摺線
    上蓋印密封,送下一會辦單位或陳核。


十一、秘書室及各單位收發人員,處理機密文書時,應詳加檢查,發現未
      照規定處理之文件,應即退回原承辦單位或承辦人員補正後,再予
      受理。


十二、「絕對機密」、「極機密」、「機密」等文書之用印,應由承辦人
      親自持往辦理,監印人員憑主管簽署用印,不得閱覽其內容。屬「
      密」者之用印,得由繕校人員持往辦理。
      「絕對機密」、「極機密」、「機密」等文書之封發由承辦人員監
      督辦理,「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。
      為確保本處機密文書之機密性、正確性及處理時效,承辦單位送繕
      及送處判發時即應併附文稿與附件電子檔磁片;各單位收發人員應
      檢視是否依規定註記解密條件或保密期限及併附磁片,如有疏漏即
      通知承辦人員補正。校對人員發現未依規辦理應洽承辦單位予以改
      正。
      機密文書之繕校、用印及封發應採實體隔離作業。


十三、「絕對機密」及「極機密」之封發,由承辦人員監督辦理。
      機密文書對外發文時,應封裝於雙封套,內、外封套均需註明收(
      發)文單位名稱、收(發)文者地址暨發文字號,內封套之紙質,
      須不能透視且不易破裂,封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋
      「密」字戳記,內封套正面左上角註明機密等級,外封套不得標示
      機密等級或其他足以顯示內容之註記。
      體積及數量龐大之機密文件,無法以前述方式封裝者,應作適當掩
      護措施。


十四、機密文書之稽催,由秘書室指定專人負責。


十五、經區分有機密等級之文件,依規定應同時註明保密期限或解密條件
      ,並以括弧標記於機密等級之下,其各項解密條件如下:
  (一)本件於公布時解密。
  (二)本件至某年某月某日解密。
  (三)本件於工作完成或會議終了時解密。
  (四)附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者
        )。
  (五)其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。
      機密等級之標示位置,依國家機密保護法施行細則第十七條第一項
      、第二項規定之方式辦理。


十六、轉發他機關來文之機密文書,其解密條件應與來文相同(「發文後
      解密」者除外),來文未定解密條件者,承辦單位宜先洽詢來文機
      關解密條件,如仍無法確定解密條件,得註記「另行檢討後辦理解
      密」,惟不得自行訂定其他解密條件或解密日期。


十七、機密文書辦畢後應即歸檔,應使用「機密檔案專用封套裝封」,並
      填寫封套各欄位,於封套封口處蓋印章或職名章(簽名),檢視封
      套封面上記載事項與歸檔清單是否符合,送檔案室歸檔。


十八、需續辦或由單位自行保管之機密文書,應使用堅固可上鎖之箱櫃集
      中保管。


十九、歸檔機密文書使用、保管應注意事項如下:
  (一)經歸檔後之機密文書,如需調閱者,「密」等公文應經由各單位
        主管核准;「絕對機密」、「極機密」、「機密」等公文應簽奉
        處長或其指定人員核准;調閱其他單位之機密文書,並需原承辦
        單位同意。
  (二)國家機密檔案、一般公務機密檔案、一般檔案應分別保管。
  (三)機密檔案應保存於具安全防護功能之箱櫃,並加密鎖保管。保管
        場所得限制人員、物品進出或裝置警報、監視系統。
  (四)機密檔案如以資訊系統儲存,該系統需實體隔離不得與外界連線
        ,國家機密資料並需以權責機關認可之加密技術處理。


二十、對他機關(單位)提供機密資料或重要文件時,承辦單位應事先審
      慎考慮,是否有提供之必要,國家機密文書並需先簽奉主任秘書以
      上人員核准,一般公務機密文書由單位主管核准,陳判前得加會政
      風室表示意見。
      各單位因業務接受學術機構、專家、學者、廠商、社團申請分發機
      密資料,需依法規或契約並經核定權責人員核准始可提供,並依相
      關保密規定辦理。


二十一、機密文件處理時,非因公務不得攜出辦公處所。


二十二、國家機密之複製應依國家機密保護法規定辦理;絕對機密不得複
        製。
        一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製,除辦理該機密業
        務者外,其他人員如有必要,以經單位主管以上人員同意為限。


二十三、機密資料刊載於出版品,應管制分發,如無法管制,不得刊載。
        機密性及敏感性的資料或文件,不得存放在全球資訊網站等對外
        開放的資訊系統中。


二十四、一般性資料進行彙總處理時,應特別注意大量非機密性資料彙總
        成為機密性資料,應依相關規定核列機密等級及採取適當保密措
        施;產生敏感性資料時宜審慎處理。


二十五、各單位業務承辦人員應主動每年清查檢討機密文書二次,其須變
        更機密等級或無繼續保密必要者,屬本處製作之機密文書即按規
        定辦理變更機密等級或解密手續;非本處製作之機密文書,則應
        建議原製作機關變更機密等級或解密,獲得答復同意後辦理。
        檔案管理單位定期清理機密檔案,得請業務單位依法辦理變更機
        密等級或解密手續。


二十六、對他機關來文要求本處變更機密等級或解密案件,由原承辦單位
        依前條規定辦理,若涉及其他單位並應會商定之。


二十七、機密文書未依規解密並屆保存年限,不得銷毀,其程序應依檔案
        法及相關規定辦理。
        各單位對奉准銷燬之機密文書、無法即時銷毀之機密文書複製物
        及其他儲存媒體,應封送秘書室收集專室暫存,並由秘書室定期
        會同政風室派員彙送指定地點銷毀。


二十八、擬辦、繕印機密文書時,因誤繕、誤印、印畢之廢紙、複寫紙、
        蠟紙等,應由業務承辦人員即時銷燬之,對一般性廢棄稿件亦應
        以碎紙機或親自撕碎後再行棄置字紙簍。


二十九、會議議事範圍涉及機密者,應事先核定機密等級,並由主席或指
        定人員在會議開始及終結時口頭宣布。
        機密性會議資料,應編號分發及登記其使用人,並於會後收回,
        如與會人員會後需留用時,應經主席核准辦理留借用簽收,對機
        密等級較高或洩密可能性較大之會議資料,主辦單位得在資料內
        每頁加註編號,以明責任。
        有關針對會議內容之抄錄、攝影、錄音或其他保存方式或對外傳
        輸現場影音等經許可之產製物應與會議核列同一機密等級。


三十、辦理涉及國家機密會議,得使用代名,會議中有關各種資料,均以
      代名為銜,不得使用會議真實名稱。
      各單位於會議準備與進行時涉及機密事項,得採取人員管制、會場
      安全戒護等各項必要之保密措施,主辦與參與之單位及人員,均負
      保密責任,未經首長或其授權代理人之認可,不得發布新聞。


三十一、本處各單位赴海外執行重要公務或參加重要會議,因任務之需有
        與國內往來聯繫機密訊息者,為保通訊安全,得向本部(政風處
        )提出需求,申請使用加密設備。


三十二、各單位處理重大人事甄選(試)、重要會議、科技發明、重要採
        購或其他重要應秘密事項之機密案件,視案情需要協調政風單位
        ,並應預先研擬嚴密之專案保密措施,以確保業務順利執行。


三十三、配有通訊保密設備之單位,應注意或辦理事項如下:
    (一)審慎遴派業務專責人員。
    (二)相關密件(體)應存放於高性能之保險箱內,並責由專人保管
          。作廢密件(體)應切實依規定銷毀。
    (三)闢設獨立隔離之作業處所,依規配置安全防護措施,務求作業
          處所之隱密、安全。
        相關通訊保密規定,專業機關頒有法令者,依其規定。


三十四、一般保密事項規定如下:
    (一)本處各單位使用影印機、傳真機及電腦,應依相關保密規定,
          確保公務機密並防範不法分子竊取內部機密資料。
    (二)秘書室於公餘時間僱用外人在本部修繕、佈置或處理雜務時,
          承辦人員應在旁監督,以防重要文件流失。
    (三)各單位員工對本部任何公文書,除經特許公開者外,應遵守公
          務人員服務法第四條之規定,絕對保守機密,不得洩漏。
    (四)接待來賓時,主辦單位對於簡報或說明,應事先審查,內容避
          免提及機密事項,以防洩密。
    (五)本處員工非因公務,不宜在辦公室內會客。
    (六)員工不得對外布新聞,遇業務上需外發布新聞時,應簽陳首長
          核定後由發言人統一發布。
          本處自行發布之新聞稿,於發布之同時應立即副送新聞聯繫窗
          口參用。
    (七)下班或臨時離開辦公室時,應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文
          櫃內並即加鎖,電腦應設定螢幕保護密碼或關機。
    (八)辦理機密文書人員發現或判斷可能受理或保管之機密文件已洩
          漏、遺失時,應即報告主管會同政風室查明處理,並即採行必
          要之補救措施。
    (九)發現對維護公務機密未按本規定辦理,或有危害保密之虞時,
          應適時予以導正或規勸,並向主管報告按規定辦理。


三十五、各單位使用電話洽公時應避免涉及機密內容。


三十六、政風室得視需要不定期函請法務部調查局協助,對正、副首長室
        及各單位主管辦公室進行反竊聽偵測。


三十七、政風室每半年會同本處各相關單位組成檢查小組實施本處維護公
        務機密總檢查一次,依檢查結果,就優劣缺失及改進意見提出書
        面報告,並視情況需要隨時辦理不定期或重點檢查。


三十八、各單位使用資訊設備時,應確實遵守「經濟部資訊安全政策」、
        「經濟部個人電腦管理規範」、「經濟部網際網路使用規範」規
        定。每年並由資訊小組會同政風室依據「經濟部中小企業處資訊
        安全稽核作業要點」之規定,及其他相關單位訂定資訊安全稽核
        項目,定期實施安全稽核,並由政風室辦理秘書作業。
        本處資訊安全稽核作業,每年實施一至二次,並得視需要隨時實
        施不定期抽檢。


三十九、本處應以各種宣導方式,加強員工保密觀念,以共同維護公務機
        密及資訊安全。


四十、本注意事項奉核定後實施,修正亦同;如有未盡事宜,依其他相關
      法規辦理。