|
法規名稱： |
經濟部地質調查及礦業管理中心公文流程管理及檢核作業要點 |
|
內容： |
一、依據
(一)文書處理手冊。
(二)文書流程管理作業規範。
(三)經濟部公文流程管理及檢核作業要點。
二、目的
(一)檢核本中心所屬各單位文書作業情形，加強公文流程控管，提高本中
心公文辦理效率。
(二)落實本中心公文檢核機制，提升公文辦理時效、品質及處理流程。
(三)就文書處理作業優、缺失問題，加以改進並據以辦理獎懲。
三、公文處理
(一)公文之處理，如確屬本中心權責範圍事項，應逕行處理；如需徵詢有
關機關意見，仍應注意公文處理時效，不得延誤公文回復期限。
(二)辦理本中心重大或具時效性之會簽公文應注意下列事項：
1.主政單位
(1) 簽陳內容應完整妥適。
(2) 確認會簽之必要性。
(3) 預留會簽與批核時間。
(4) 親會面洽。
(5) 涉二個以上單位，得同時分會或先會商作成決定後再簽辦。
(6) 責成專人盯催簽辦進度並掌握時效。
(7) 如受會單位有歧見，應請單位主管積極主動與受會單位溝通及取
得共識，必要時敦請主任秘書協調。
(8) 視需要改採後會方式。
2.受會單位
(1) 會簽內容簡明具體。
(2) 責成專人盯催受會進度並掌握時效。
(3) 如有歧見，應請單位主管積極主動與主政單位溝通及取得共識，
必要時敦請主任秘書協調，儘量避免退文。
四、公文流程管理
(一)公文處理時限
1.一般公文
(1) 最速件：一日。
(2) 速件：三日。
(3) 普通件：六日。
(4) 上級交辦之案件或急要公文應隨到隨辦，案情特殊或情況緊急者
，並應由承辦單位持陳、持會及送發。
(5) 限期公文：
①來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。
②來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，該
文得以普通件處理時限辦理。
③變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。
(6) 專案管制案件：
①每一專案管制案件依業務性質得有不同處理時限，但一次得申
請之處理時限最長不得超過六個月，每一個案處理時限即以申
請奉准之預定完成時間為據。但有行政調查權之機關為辦理調
查事項，並敘明法規依據者，不在此限。
②應訂定專案管制案件各工作要項之作業時程及預定完成時間，
列出擬辦時間進度。
2.立法委員質詢案件、監察案件、人民陳情案件、人民申請案件、訴
願案件及其他訂有限辦日期之案件，分別依各該案件所訂期限辦理
管制。
3.一般公文未能於規定期限內辦結前，應依規定申請展期，並副知管
制單位列入管制。部收公文歷次展期合計超過三十日時，應報請部
次長核准，並會知管制單位列入管制。
(二)公文時效管制稽催及權責劃分
1.承辦人員自我檢查
(1) 各單位承辦人員應追蹤承（會）辦公文流程，並儘速辦理結案，
以提升行政效率。
(2) 把握簽辦時效，如無法於期限內辦結者，應敘明理由簽請權責長
官核准展期或專案管制。
(3) 於公差、請假時，應請職務代理人代為處理公文，以避免積壓延
誤。
2.單位收發人員查催
(1) 已逾處理時限或受會逾時辦理案件，每日查催一次。案件如逾處
理時限三十日，應即提請承辦人作個案分析。
(2) 對逾期案件未依規定辦理展期申請並經核准者，應依規定持續稽
催。
(3) 定期列印或傳送逾期案件資料，並由承辦人員確實答復延辦理由
。
(4) 提供單位主管查催資料。
3.單位主管及科長催辦督導
(1) 督促所屬人員於期限屆滿前辦結。
(2) 督促職務代理人，確實於時限內辦妥應代辦公文。
(3) 提示處理原則，或適當調配人力，儘量避免展期。
4.專責管制單位稽催
(1) 適時檢查各單位有無規避管制及稽催等情事。
(2) 經首長核准展期或超過處理時限三十日尚未結案案件，應予個案
（件）分析或處理。
(三)公文改分及提陳作業
1.各單位收到本中心（部）分文，如認非其單位主辦或不宜主政，應
於一日內填寫公文改分單並檢附來文，逕送主辦單位，並副知本中
心秘書室。
2.落實不二次改分原則，接獲改分之單位應即承辦或協調分辦，不得
退回、改分其他單位；倘仍認不宜主政者，應於當日之內填寫公文
提陳單及檢附來文，簽報主任秘書核處。
3.公文時效起算日係由收文次日起算，為避免影響主辦單位處理時效
，確實於收文後一日內完成改分作業。如已逾公文處理時限，原承
辦人應填寫公文展期單，報請權責主管核准後，併同原卷及改分單
逕送受移單位。
五、公文檢核
(一)檢核對象
本中心所屬各組、室。
(二)檢核項目及評分標準
檢核項目及評分標準以本中心公文檢核項目表為原則（如附表），必
要時得增訂之。
(三)檢核組織及方式
1.由本中心主秘室核稿秘書、資訊辦公室、政風室及秘書室人員組成
檢核小組。
2.檢核小組每年度定期辦理檢核一次，必要時並得隨時檢核之。
3.受檢單位數以三個為原則，必要時得增減之。
4.檢核小組以個案抽查、書面審查及訪談討論等方式進行。抽查個案
方式，由各檢核分工單位依其檢核項目進行抽查，抽查數量以五～
十件（案）為原則。
(四)評分及獎懲
1.成績等級
(1) 九十分以上者為優等。
(2) 八十分以上未滿九十分者為甲等。
(3) 六十分以上未滿八十分者為乙等。
(4) 五十分以上未滿六十分者為丙等。
(5) 未滿五十分者為丁等。
2.獎懲標準
(1) 檢核成績列為優等者，單位主管及其他相關人員嘉獎二次。
(2) 檢核成績列為甲等者，單位主管及其他相關人員嘉獎一次。
(3) 檢核成績列為乙等者，單位主管及其他相關人員不予獎懲。
(4) 檢核成績列為丙等者，單位主管及其他相關人員申誡一次。
(5) 檢核成績列為丁等者，單位主管及其他相關人員申誡二次。
3.檢核結果處理
年度檢核如有上級機關實地檢核並考列成績優良時，上列受檢單位
主管及其他相關人員獎懲事宜，由秘書室統籌辦理；如年度檢核時
未有上級機關實地檢核時，本中心自行檢核成績優良者，列入年終
考績辦理，不予敘獎。
(五)文書流程管理為各層級人員基本職責，對於積壓公文者，由各類公文
管制單位或原承辦案件單位調查原因、分析責任，依據下列公文個案
懲處標準，簽報機關首長核處。
1.無正當理由逾限未滿十五日，予以口頭告誡並列入年終考績參考。
2.無正當理由逾限十五日以上，未滿三十日者，申誡一次。
3.無正當理由逾限三十日以上，申誡二次。
4.因前開公文逾期處理，致嚴重影響案件之執行者，得從重議處。
六、本作業要點奉核定後實施，其未盡事宜得隨時修訂之。
|