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訂定「經濟部及所屬機關檔案管理考評作業要點」及「經濟部及所屬機關檔案管理考評作業指引」,並自中華民國一百十二年一月一日生效,請查照。

主管機關: 經濟部總務司
發布機關: 經濟部
發布日期: 111.06.21
發布字號: 經總字第11102982960號函
異動性質: 訂定
法規名稱: 經濟部及所屬機關檔案管理考評作業要點
容:
一、經濟部(以下簡稱本部)為建立本部及所屬機關檔案管理考評機制,提升
    檔案管理品質及效能,爰訂定本要點。
二、考評對象:
    (一)本部(含中部辦公室)。
    (二)本部所屬設有機關代碼之三級及四級機關。
三、檔案管理考評採下列分級方式辦理:
    (一)自行評估:本部及所屬機關應依國家發展委員會檔案管理局(以下簡
        稱檔案局)所定檢核表,每年進行檔案管理成效自行檢核,並評析風
        險及因應處置。
    (二)實地考評:本部及所屬機關應依本要點規定,對下級機關之檔案管理
        情形定期辦理考評、輔導及獎懲。
四、檔案管理考評範圍如下:
    (一)檔案點收。
    (二)檔案立案編目。
    (三)檔案保存及維護。
    (四)檔案鑑定及清理。
    (五)檔案檢調及應用。
    (六)機密檔案管理。
    (七)文書檔案資訊化。
    (八)對下級機關考評及輔導。
    (九)其他經本部指定事項。
五、本部及所屬機關應於每年三月底前,依檔案局所定檢核表,辦理自行評估
    ,並將自行評估結果送交其上級機關備查。
    本部及所屬機關應定期對其下級機關進行實地考評,受評機關以每六年至
    少接受一次考評為原則。但有特殊情形者,得隨時進行專案考評。
    第一項規定之自行評估及送交備查,應於檔案局建置之線上作業系統辦理
    。
    第二項規定之實地考評,應使用檔案局訂定之評鑑表。但依機關特性增列
    考評項目者,不在此限。
六、實地考評作業流程如下:
    (一)本部及所屬機關應於每年十二月底前,確定次年度實地考評之受評機
        關及受評日期,並通知各該機關進行考評整備;各三級機關應於次年
        度一月底前,將該年度規劃實地考評之清單彙整報本部備查。
    (二)本部及所屬機關依考評結果,區分等第為優等、甲等、乙等三級。
    (三)各年度之實地考評應於當年十月底前完成;各三級機關須將所屬四級
        機關之考評結果,於每年十一月底前彙整報本部備查(格式如附件)
        。
    本部及所屬機關辦理前項規定之實地考評時,受評機關應配合提出說明或
    提供相關文件或證明供查閱。
七、擇定受評機關:考評機關擇定受評機關或辦理年度考評作業前,應運用「
    機關檔案管理資訊網」、「機關檔案目錄查詢網」、「受評機關基本資訊
    表」,掌握所屬機關檔案管理現況,包括機關檔案目錄彙送辦理情形、機
    關檔案管理調查、檔案風險管理調查及作業檢核(機關自評)結果、機關
    檔案庫房保管情形與辦理檔案清理、檢調及應用情形等,針對各項管理狀
    況綜合考量,以排定考評優先順序。
八、實地考評之考評結果分級標準如下:
    (一)優等:檔案管理評鑑項目總分達九十分以上。
    (二)甲等:檔案管理評鑑項目總分達八十分以上,未達九十分。
    (三)乙等:檔案管理評鑑項目總分未達八十分。
九、受評機關應依考評建議持續改善管理措施。
    考評結果總分未達七十分者,受評機關應依限將改善情形函送上級機關。
    上級機關應視其改善情形辦理輔導,並自考評結果公布一年後擇期複檢。
十、受評機關考評結果優等者,上級機關應積極鼓勵參與金檔獎評選,並視需
    要辦理觀摩活動。
十一、本部及所屬機關應依考評結果,辦理以下獎懲:
      (一)優等者,受評機關相關主管及主要承辦人員,記功一次;上級機關
          檔案管理人員輔導有功者,嘉獎二次。
      (二)甲等者,受評機關相關主管及主要承辦人員,嘉獎二次;上級機關
          檔案管理人員輔導有功者,嘉獎一次。
      (三)乙等者,不予獎勵。
      (四)第九點第二項規定之受評機關經複檢仍未達七十分者,除有不可抗
          力因素外,相關主管及主要承辦人員應予懲處。
      同一人員因不同事由依前項第一款至第三款接受獎勵時,其獎勵額度最
      高不得超過記功一次。
立法理由:
圖表附件: