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修正「經濟部公文流程管理及檢核作業要點」第五點附表一、附表二,並自即日生效。

主管機關: 經濟部總務司
發布機關: 經濟部
發布日期: 109.07.28
發布字號: 經總字第10902984760號函
異動性質: 修正
法規名稱: 經濟部公文流程管理及檢核作業要點
容:
一、依據
    (一)文書處理手冊。
    (二)文書流程管理作業規範。
二、目的
    (一)為提高本部公文辦理效率,樹立文書管理品質標竿。
    (二)落實本部公文檢核機制,提升公文辦理時效、品質及處理流程。
三、公文處理
    (一)公文之處理,如確屬本部權責範圍事項,應逕行處理;如需徵詢有關
        機關意見,仍應注意公文處理時效,不得延誤公文回復期限。
    (二)辦理本部重大或具時效性之會簽公文應注意下列事項:
        1.主政單位
          (1) 簽陳內容應完整妥適。
          (2) 確認會簽之必要性。
          (3) 預留會簽與批核時間。
          (4) 親會面洽。
          (5) 涉二個以上單位,得同時分會或先會商作成決定後再簽辦。
          (6) 責成專人盯催簽辦進度並掌握時效。
          (7) 如受會單位有歧見,應請單位主管積極主動與受會單位溝通及
              取得共識,必要時敦請主任秘書或部次長協調。
          (8) 視需要改採後會方式。
        2.受會單位
          (1) 會簽內容簡明具體。
          (2) 責成專人盯催受會進度並掌握時效。
          (3) 如有歧見,應請單位主管積極主動與主政單位溝通及取得共識
              ,必要時敦請主任秘書或部次長協調,儘量避免退文。
四、公文流程管理
    (一)公文處理時限
        1.一般公文
          (1) 最速件:一日。
          (2) 速件:三日。
          (3) 普通件:六日。
          (4) 部次長交辦之案件或急要公文應隨到隨辦,案情特殊或情況緊
              急者,並應由承辦單位持陳、持會及送發。
          (5) 限期公文:
              1 來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦理。
              2 來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限者,
                該文得以普通件處理時限辦理。
              3 變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。
          (6) 專案管制案件:
              1 每一專案管制案件依業務性質得有不同處理時限,但一次得
                申請之處理時限最長不得超過六個月,每一個案處理時限即
                以申請奉准之預定完成時間為據。
              2 應訂定專案管制案件各工作要項之作業時程及預定完成時間
                ,列出擬辦時間進度。
        2.立法委員質詢案件、監察案件、人民陳情案件、人民申請案件、訴
          願案件及其他訂有限辦日期之案件,分別依各該案件所訂期限辦理
          管制。
        3.一般公文未能於規定期限內辦結前,應依規定申請展期,部收公文
          累積展期超過三十日以上時,應報請部次長核准,並會知管制單位
          列入管制。
    (二)公文時效管制稽催及權責劃分
        1.承辦人員自我檢查
          (1) 本部各單位承辦人員應追蹤承(會)辦公文流程,並儘速辦理
              結案,以提升行政效率。
          (2) 把握簽辦時效,如無法於期限內辦結者,應敘明理由簽請權責
              長官核准展期或專案管制。
          (3) 於公差、請假時,應請職務代理人代為處理公文,以避免積壓
              延誤。
        2.單位收發人員查催
          (1) 已逾處理時限或受會逾時辦理案件,每日查催一次。案件如逾
              處理時限三十日,應即提請承辦人作個案分析。
          (2) 對逾期案件未依規定辦理展期申請並經核准者,應依機關稽催
              規定持續稽催。
          (3) 定期列印或傳送逾期案件資料,並由承辦人員確實答復延辦理
              由。
          (4) 提供單位主管查催資料。
        3.單位科組長催辦、副主管督導
          (1) 督促所屬人員於期限屆滿前辦結。
          (2) 督促職務代理人,確實於時限內辦妥應代辦公文。
          (3) 提示處理原則,或適當調配人力,儘量避免展期。
        4.專責管制單位稽催
          (1) 適時檢查各單位有無規避管制及稽催等情事。
          (2) 經部次長核准展期或超過處理時限一個月以上尚未結案案件,
              應予個案管制或處理。
    (三)公文改分及提陳作業
        1.本部各幕僚單位、行政機關收到本部分文,如認非其單位主辦或不
          宜主政,於一日內填寫公文改分單並檢附來文,逕送主辦單位,並
          副知本部總務司。
        2.落實本部不二次改分原則,接獲改分之單位應即承辦或協調分辦,
          不得退回、改分其他單位;倘仍認不宜主政者,應於當日之內填寫
          公文提陳單及檢附來文,簽報主任秘書核處。
        3.部收公文時效起算日係由本部收文次日起算,為避免影響主辦單位
          處理時效,確實於收文後一日內完成改分作業。如已逾公文處理時
          限,原承辦人應填寫公文展期單,報請權責主管核准後,併同原卷
          及改分單逕送受移單位。
五、公文檢核
    (一)檢核對象
        本部所屬幕僚單位及行政機關。
    (二)檢核組織及分工
        由本部總務司、政風處、秘書室、訴願會、資訊中心等單位派員組成
        檢核小組,分工如下:
        1.總務司:公文檢核執行情形、文書流程管理執行情形、公文收發文
          處理情形、人民申請案及人民陳情案處理情形。
        2.政風處:公文保密處理情形。
        3.秘書室:立委質詢及監察案件處理情形。
        4.訴願會:訴願案另予專案管考。
        5.資訊中心:公文管理電腦化、資訊安全管理及節能減紙執行情形。
    (三)檢核項目及評分標準以經濟部公文檢核項目表為原則(如附表一及附
        表二),必要時得增訂之。
    (四)檢核方式
        1.檢核小組每年度定期辦理檢核一次,必要時並得隨時檢核之。
        2.受檢核單位數以幕僚單位及行政機關各三個為原則,必要時得增減
          之。
        3.檢核小組以個案抽查、書面審查及訪談討論等方式進行。抽查個案
          方式,由各檢核單位依其檢核項目進行抽查,抽查數量以五件(案
          )至十件(案)為原則。
    (五)評分及獎懲
        1.成績等級
          (1) 九十分以上者為優等。
          (2) 八十分以上未滿九十分者為甲等。
          (3) 六十分以上未滿八十分者為乙等。
          (4) 五十分以上未滿六十分者為丙等。
          (5) 未滿五十分者為丁等。
        2.獎懲標準
          (1) 檢核成績列為優等者,機關首長(單位主管)嘉獎二次。
          (2) 檢核成績列為甲等者,機關首長(單位主管)嘉獎一次。
          (3) 檢核成績列為乙等者,機關首長(單位主管)不予獎懲。
          (4) 檢核成績列為丙等者,機關首長(單位主管)申誡一次。
          (5) 檢核成績列為丁等者,機關首長(單位主管)申誡二次。
          (6) 檢核成績獲列為甲等以上者,如檢核項目中任一檢核內容經評
              定為零分者,則不予敘獎。
        3.檢核結果處理
          (1) 受檢機關首長(單位主管)獎懲及幕僚單位業務相關人員獎懲
              事宜,由本部統籌辦理。
          (2) 行政機關之業務相關人員,由各機關依權責自行辦理獎懲。
    (六)文書流程管理為各層級人員基本職責,對於積壓公文者,由各類公文
        管制單位或原承辦案件單位調查原因、分析責任,依據下列公文個案
        懲處標準,簽報機關首長核處。
        1.無正當理由逾限未滿十五日,予以口頭告誡並列入年終考績參考。
        2.無正當理由逾限十五日以上,未滿三十日者,申誡一次。
        3.無正當理由逾限三十日以上,申誡二次。
        4.因前開公文逾期處理,致嚴重影響案件之執行者,得由所屬機關從
          重議處。
立法理由:
圖表附件: