一、依據：經濟部 101  年 1  月 16 日經秘字第 10102570720  號函頒
    「經濟部首長電子信箱處理作業規定」。


二、目的：為提升經濟部水利署（以下簡稱本署）處理電子信箱信件之效
    能。


三、信件類別：
    第一類：須正常處理或回復之信件，包含陳情書、興革意見或施政諮
    詢等。
    第二類：毋須分辦之重複信件。
    第三類：毋須分辦之垃圾或廣告信件，包含不具建設性之批評、個人
    情緒性抒發、自我推薦或廣告宣傳信件等。


四、信件處理作業權責劃分：
（一）秘書室：負責院長、部長及署長電子信箱信件之收件、掛號、分文
      、列管稽催及績效考評事宜。
（二）資訊室：負責本署電子信箱之設置、資訊技術與管理。
（三）各組室：負責本署電子信箱信件之答復。


五、信件處理時限及方式：
（一）第一類信件：由本署秘書室收件後，於 1  日內分辦權責單位處理
      ；各單位應自分辦日之次日起 5  個工作天內，依分層負責權限劃
      分，撰擬回信（稿）核判後答復民眾。
（二）第二、三類信件：由本署秘書室收件後，於 1  日內逕行存查。
（三）信件改分：各單位指派專責人員隨時收發處理信件，如需申請改分
      應於收信後之次日起 1  日內申請改分作業。
（四）信件展期：
      1.案情複雜之信件如無法於期限內辦結者，應填列「經濟部水利署
        公文展期申請單」說明具體原因，並於限辦日期前完成手續。
      2.展期作業應注意時效並預留陳核時間，展期原因應具體明確。
（五）本信件之處理流程（如附件 1）。


六、信件處理原則：
（一）各單位專責人員應隨時查看信箱信件，並予分辦。
（二）答復內容應避免使用公文用語及格式，文字表達需具體明確、親切
      、口語化，並註明承辦人及聯絡電話，以便民眾查詢。
（三）信件末尾應以機關名稱或首長銜名署名，切勿以個人名義署名。
（四）信件涉及非本署主管業務時，應主動提供主管單位及相關聯絡資訊
      ，如案情複雜短期內無法辦結者，應先行回函告知預定辦理進度，
      並於案件處理告一段落後再次完整回復。
（五）處理信件時，應確實依個人資料保護法等相關規定辦理，並應適時
      採取妥善之保密措施，俾確保民眾隱私權。
（六）民眾填復「經濟部水利署電子信箱滿意度問卷」如表達不滿意者，
      請權責單位應於收辦 5  日內針對民眾不滿意之項目，採取相關處
      理措施。


七、績效考評：
（一）本署秘書室於年度終了時，按各單位「經濟部水利署電子信箱績效
      考評表」（詳附件 2）辦理考評，考評重點包括辦理案件數、處理
      時效及滿意度。
（二）每年度綜合評比列為第一名且成績優等之受評單位，嘉獎二次、2
      名相關人員；評比列為第二名且成績優等之受評單位，嘉獎一次、
      2 名相關人員。
（三）信件處理發生錯誤、遺失或積壓逾限，致民眾權益受損或影響本署
      行政效率，經查證屬實者，依其情節輕重，予以議處。
（四）本署資訊室之工作人員，得一併簽報敘獎。


八、附件表格及流程圖得依系統變更或業務需求，簽奉核可後修正之。


九、本作業規定未盡事項，依相關規定辦理。