一、經濟部國際貿易局（以下簡稱本局）為對未辦結之公文辦理稽催作業
    ，以提升公文品質，增進行政效率，特訂定本要點。


二、本要點所稱公文稽催，係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或
    書面等方式通知或查詢各個處理過程之辦理情形，促使公文依限辦結
    之稽查作業。


三、為加強文書作業流程管理及時效管制，公文稽催除各級承辦人員自我
    管理外，本局各單位於單位內均應指定專責人員一名辦理，並由本局
    秘書室（文書科）置總稽催人員一名，綜理本局公文稽催作業。


四、本局公文時效管制稽催之權責規定如下：
（一）承辦人員自我檢查：
      1.把握簽辦時效，力求每一案件於規定之公文處理期限內辦結；無
        法於期限內辦結者，應敘明理由報請權責主管核准展期。
      2.對於陳核或送會逾時公文，應予提醒催辦。
      3.於公差、請假時，應請職務代理人代為處理公文，以免積壓延誤
        。
（二）各單位公文稽催人員查催：
      1.掌握登錄資料，在公文處理時限屆滿前，適時提醒承辦人員。
      2.對逾期案件未依規定辦理展期手續者，應提示辦理展期，並持續
        稽催。
      3.已逾處理時限或受會逾時辦理案件，應依稽催規定，每日查催一
        次。
      4.定期列印或傳送逾期案件資料，並洽催承辦人員。
      5.綜合提供單位主管查催資料及處理情形。
      6.每月初按時填報公文時效統計表送本局總稽催人員，俾其於每月
        五日前彙報經濟部（以下簡稱本部）核備。
（三）單位主管督導催辦：
      1.確實掌握所屬人員的可使用時間資料，於期限屆滿以前督促辦結
        ，以有效預留其他過程之處理時間。
      2.部屬差假，應督促職務代理人負起代理責任，於時效內辦妥公文
        。
      3.提示處理原則，或適當調配人力，儘量避免展期。
      4.檢討下列事項，分析其原因，糾正缺失，並列為平時考核之紀錄
        ：
     （1）超過可使用時間因素。
     （2）申請展期是否確屬需要。
     （3）申請展期是否在屆滿處理時限以前提出。
（四）文書單位總稽催：
      1.掌握全局待辦案件之資料，適時檢查有無規避管制或稽催等情事
        。
      2.對逾處理時限三十日以上案件，作個案分析與管制處理，防止積
        案發生。
      3.辦理公文稽催，綜理本局公文稽催作業。


五、本局各類公文時效管制規定及處理方式如附錄。


六、案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦人應在屆滿處
    理時限以前，報請權責主管核准辦理公文展期，公文展期核判權限如
    下：
（一）本局公文展期核准層級：七日以內為科長，八日至三十日為單位主
      管，三十日以上為局長。
（二）本部公文展期核准層級：七日以內為組長（可授權至科長代），八
      日至三十日為局長（可授權至組長代），三十日以上為部次長。
（三）展期申請單以一文一張為原則，如超過展期日數仍未辦結時，須辦
      理第二次展期，其展期日數須累計，並依核准層級申請展期。
（四）歷次展期日數累計三十日以內者，承辦人可逕以電子表單報請權責
      主管依層級核准展期，如歷次展期日數累計三十日以上者，承辦人
      除傳送電子表單外，並應列印紙本展期申請單，一併報請局長核准
      後，附於文卷備查。
（五）各類公文未於原規定之處理時限內辦結者，即屬逾期案件。逾期案
      件經辦展期後，如公文實際有積壓事實者，仍應負積壓之責任。


七、本局稽催作業程序如下：
（一）訊息通知：
      1.對公文逾期未辦結案件，每日經由「公文整合及線上簽核管理系
        統」（以下簡稱公文系統）傳送訊息通知至各相關人員。
      2.開會通知、限期公文及重要案件，於開會日期及辦理期限前一日
        ，由公文系統傳送訊息通知至各單位主管、科長、承辦人員及單
        位稽催人員。
（二）電郵稽催：
      1.公文每逾期一日以上者，將電郵逾期案件通知至各承辦人員。
      2.公文每逾期三日以上者，將電郵逾期案件通知至各承辦人員、科
        長及單位稽催人員。
      3.如各科室尚未將公文分辦至承辦人員而已逾期者，將電郵逾期案
        件通知至單位稽催人員。
      4.公文每逾辦理期限七日以上者，將電郵逾期案件通知至單位主管
        、科長、承辦人員及單位稽催人員。
（三）報表稽催：本局總稽催人員於每月一日、十一日及二十一日（遇假
      日順延）列印逾期三至七日、八至十四日、十五至三十日及逾期三
      十日以上之本局各單位及承辦人員之總收文逾期案件統計報表，陳
      主任秘書核閱後，發函予相關單位進行催辦，單位稽催人員務必洽
      催及送陳單位主管核閱。
（四）前項報表稽催執行三日後，由本局總稽催人員列印稽催結果統計表
      及各單位承辦人員稽催結果明細表，電郵相關同仁再次催辦。
（五）部收案件部分，除同前述本局稽催作業程序辦理外，另加強催辦方
      式如下：
      1.公文系統特別標示顏色為紫色，以提醒承辦人優先辦理，並於公
        文夾貼示公文優先核閱提示單，提醒各級人員注意以爭取時效。
      2.本局總稽催人員每週於本部催辦前二日，應先行洽催；另每二週
        將部收發文案件依排名製作統計表陳核後，函送本局各單位及高
        雄辦事處。
      3.部收逾期案件將電郵傳送至單位稽催、承辦人員、科長、副主管
        、主管、主任秘書、副局長及局長。
（六）單位收文及創稿部分，請各單位自行稽催。
（七）各單位應自行列印「重要案件」清單，送請副主管控管。


八、本局各單位同仁處理公文如有下列情事之一者，所屬單位主管應將其
    列入平時成績考核紀錄表，並得視情節輕重，提報本局考績委員會予
    以議處：
（一）無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日以上。
（二）對於分辦公文認為非屬本單位主辦者，無故延至公文逾期才移辦，
      致產生不良後果。
（三）無故毀損、遺失公文至無法補救。
（四）公文未依規定辦理逕自存查銷號，規避稽催致產生不良後果。


九、公文逾期處理標準：
（一）報表稽催顯示逾期三至十四日，由各單位自行列管追蹤。
（二）報表稽催顯示逾期達十五至三十日仍未辦理者，由本局秘書室陳報
      主任秘書後函送承辦單位，承辦單位應調查原因後陳報主任秘書，
      並後會本局秘書室及人事室列入年終考績參考。
（三）報表稽催顯示逾期三十日以上者，由秘書室簽請提報本局考績委員
      會予以議處。