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經濟部主管法規共用系統

列印時間:113.11.24 07:11

法規內容

法規名稱: 廢/停經濟部文書及檔案管理作業要點
公發布日: 民國 97 年 08 月 22 日
廢止/停止適用日期: 民國 107 年 10 月 19 日
發文字號: 經總字第10702988180號 函
法規體系: 經濟部部內各單位/經濟部秘書處
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一、經濟部(以下簡稱本部)為提升公文品質,增進行政效率,依據文書
    處理手冊、文書流程管理手冊及機關檔案管理作業手冊之規定訂定本
    要點。


二、本要點適用對象如下:
(一)業務承辦人。
(二)各單位收發人員。
(三)文書及檔案管理人員。


三、本部各單位辦理重大或具時效性且牽涉機關較多之案件,應簽請長官
    主持會議研商,避免因徵詢意見公文往返,延宕公文處理時效。


四、有關公文之處理,如確屬本部權責範圍事項,應逕行處理,儘量避免
    轉請有關機關研提意見;如確需徵詢有關機關意見,仍應注意公文處
    理時效,不得延誤公文答復時機。


五、本部各單位承辦人員應適時於公文管理系統查詢承(會)辦公文流程
    ,並儘速辦理結案,以提升行政效率。


六、本部公文時效管制稽催及權責規定如下:
(一)承辦人員自我檢查:
      1.把握簽辦時效,如無法於期限內辦結者,應敘明理由簽請權責長
        官核准展期或專案管制。
      2.於公差、請假時,應請職務代理人代為處理公文,以避免積壓延
        誤。
(二)各單位收發人員查催:
      1.已逾處理時限或受會逾時辦理案件,每日查催一次。案件如逾處
        理時限三十日,應即提請承辦人作個案分析。(格式如附表一)
      2.對逾期案件未依規定辦理展期手續者,應依機關稽催規定持續稽
        催。
      3.定期列印或傳送逾期案件資料,並請承辦人員確實答復延辦理由
        。
      4.提供單位主管查催資料。
(三)各單位科組長催辦、副主管督導:
      1.督促所屬人員於期限屆滿前辦結。
      2.督促業務代理人確實於時限內辦妥應代辦公文。
      3.提示處理原則,或適當調配人力,儘量避免展期。
(四)文書單位稽催:
      1.適時檢查各單位有無規避管制及稽催等情事。
      2.經部、次長核准展期或超過處理時限一個月以上尚未結案案件,
        應予個案管制或處理。


七、各單位於每年一月,透過文案系統列印前一年之公文績效統計表,依
    人數比例(如附員額分配表)推薦辦理公文績優者,送本部總務司彙
    整及審核排序計分後,依審核總分排序,提最優良者五至八人經本部
    考績委員會審定,並簽奉部、次長核定後,給予記功一次之獎勵。(
    推薦表如附表二、審核評分表如附表三)
    各單位依前項規定推薦之績優人員,以承辦重要業務或工作績效優良
    者為優先,並應符合下列資格條件:
(一)受推薦人員新收文件數及創稿件數之總和,不得低於當期本部全部
      承辦人員平均件數。
(二)受推薦人員公文發文平均使用天數,不得逾該單位公文發文平均使
      用天數。
(三)無受理會稿逾五日及公文逾三十日尚未辦結案件之情事者。
(四)對辦畢案件並無超過五日以上尚未歸檔之情事者。
(五)借調檔案並無逾歸還期限者。


八、本部各單位同仁處理公文有下列情事之一者,依情節予以議處:
(一)公文未依規定掛號列管或自行撕去公文掛號條碼,致無法管制。
(二)公文先簽存查或先存查再以創新號發文,經查顯屬不當。
(三)對於分辦公文認為非屬本單位主辦者,未依規定填寫改分、提陳單
      ,致延宕公文處理時效。
(四)無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日以上。
(五)無故毀損、遺失或抽換公文。
(六)無故積壓公文,致生不良後果。
(七)對應歸檔之辦畢案件或所調閱之檔案經檔案管理單位稽催三次,仍
      未歸檔(還),而無適當理由之情事。
(八)對辦畢案件未送交檔案管理單位歸檔而逕行銷毀。
(九)檔案未逾法定保存年限或未依法定程序而逕行銷毀。


九、公文處理逾限議處標準:
(一)一般公文,逾限情形嚴重,經各單位調卷分析,可歸責於承辦人事
      由者,由本部總務司彙整,送交本部考績委員會,依下列規定議處
      :
      1.三十天以上未達六十天者,申誡一次。
      2.六十天以上未達九十者,申誡二次。
      3.九十天以上者,記過一次。
(二)其他限期公文,如監察案件、立委質詢或特殊案件,如有延壓情事
      ,依各該案件相關規定及情節輕重,比照前款議處標準辦理。


十、辦畢案件及檢調檔案逾限歸檔(還)議處標準:
(一)辦畢案件及檢調檔案,經三次稽催仍未辦理歸檔(還),可歸責於
      承辦人事由者,由本部總務司彙整,送交本部考績委員會,依下列
      規定議處:
      1.四十五天以上未達六十天者,申誡一次。
      2.六十天以上未達七十五天者,申誡二次。
      3.七十五天以上者,記過一次。
(二)定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序而逕行銷毀者,
      依檔案法相關規定簽請議處。


十一、本部文書(含總收發、單位收發人員)及檔案管理人員工作情形,
      由各單位每年考核一次;其獎懲標準如下:
  (一)各單位於每年一月提報單位收發人員考核表(格式如附表四)送
        交總務司彙整及依審核總分排序,提報成績最優者二人至本部考
        績委員會審定,並簽奉部、次長核定後,給予記功一次之獎勵。
  (二)文書(總收發)及檔案管理人員每年一月辦理考核(格式如附表
        五),並遴選成績最優之總收發人員二人及檔案管理人員一人至
        本部考績委員會審定,並簽奉部、次長核定後,給予記功一次之
        獎勵。
  (三)文書及檔案管理人員如有下列情事者,依情節輕重予以申誡至記
        過一次處分:
        1.文書管理人員部分:
       (1)登錄、統計資料不確實致文書流程管理不能落實。
       (2)對公文登記及查催資料作不實之登錄。
       (3)無故積壓公文,致生不良後果。
       (4)毀損、遺失或抽換公文。
        2.檔案管理人員部分:
       (1)職務移交或離職時,未將職務上掌管之檔案完整移交。
       (2)隱匿、銷毀或無故遺失檔案。
       (3)無故添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
       (4)未依規定辦理案件點收、未將歸還檔案置回原位。


十二、有關本部各單位公文處理、會稿案件處理時限、改分及提陳等規定
      詳如附件一、二、三。


 
資料來源:經濟部主管法規共用系統