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修正「經濟部國際貿易局公文稽催作業要點」,並自即日生效。

主管機關: 經濟部國際貿易局
發布機關: 經濟部國際貿易局
發布日期: 110.03.17
發布字號: 貿秘字第1102450028號函
異動性質: 修正
法規名稱: 經濟部國際貿易局公文稽催作業要點
容:
一、經濟部國際貿易局(以下簡稱本局)為對未辦結之公文辦理稽催作業,以
    提升公文品質,增進行政效率,特訂定本要點。
二、本要點所稱公文稽催,係指公文辦結前,透過公文系統、電子郵件或書面
    等方式通知或查詢各個處理過程之辦理情形,促使公文依限辦結之稽查作
    業。
三、為加強文書作業流程管理及時效管制,公文稽催除各級承辦人員自我管理
    外,本局各單位於單位內均應指定專責人員一名辦理,並由本局秘書室(
    文書科)置總稽催人員一名,綜理本局公文稽催作業。
四、本局公文時效管制稽催之權責規定如下:
    (一)承辦人員自我檢查:
        1.把握簽辦時效,力求每一案件於規定之公文處理期限內辦結;無法
          於期限內辦結者,應敘明理由報請權責主管核准展期。
        2.對於陳核或送會逾時公文,應予提醒催辦。
        3.於公差、請假時,應請職務代理人代為處理公文,以免積壓延誤。
    (二)各單位公文稽催人員查催:
        1.掌握登錄資料,在公文處理時限屆滿前,適時提醒承辦人員。
        2.對即將逾期案件未依規定辦理展期手續者,應提示辦理展期。
        3.已逾處理時限或受會逾時辦理案件,應依稽催規定持續稽催。
        4.定期列印或傳送逾期案件資料,並即請承辦人確實答復延辦理由。
        5.綜合提供單位主管查催資料及處理情形。
        6.每月初按時填報公文時效統計表送本局總稽催人員,俾其於每月五
          日前彙報經濟部(以下簡稱本部)核備。
    (三)單位主管督導催辦:
        1.確實掌握所屬人員的可使用時間資料,於期限屆滿以前督促辦結,
          以有效預留其他過程之處理時間。
        2.部屬差假,應督促職務代理人負起代理責任,於時效內辦妥公文。
        3.提示處理原則,或適當調配人力,儘量避免展期。
        4.檢討下列事項,分析其原因,糾正缺失,並列為平時考核之紀錄:
          (1) 超過可使用時間因素。
          (2) 申請展期是否確屬需要。
          (3) 申請展期是否在屆滿處理時限以前提出。
    (四)文書單位總稽催:
        1.掌握全局待辦案件之資料,適時檢查有無規避管制或稽催等情事。
        2.對逾處理時限三十日案件,作個案分析與管制處理,防止積案發生
          。
        3.辦理公文稽催,綜理本局公文稽催作業。
五、本局各類公文時效管制規定及處理方式如附錄。
六、案件經詳細檢討,預計不能於規定時間內辦結時,承辦人應在屆滿處理時
    限以前,報請權責主管核准辦理公文展期,公文展期核判權限如下:
    (一)本局公文展期核准層級:七日以內為科長,八日至三十日為單位主管
        ,超過三十日為局長。
    (二)本部公文展期核准層級:七日以內為組長(可授權至科長代),八日
        至三十日為局長(可授權至組長代),超過三十日為部次長。
    (三)展期申請單以一文一張為原則,如超過展期日數仍未辦結時,須辦理
        第二次展期,其展期日數須累計,並依核准層級申請展期。
    (四)歷次展期日數累計三十日以內者,承辦人可逕以電子表單報請權責主
        管依層級核准展期,如展期日數累計超過三十日者,承辦人除傳送電
        子表單外,並應列印紙本展期申請單,一併報請局長核准後,附於文
        卷備查。
    (五)各類公文未於原規定之處理時限內辦結者,即屬逾期案件。逾期案件
        經辦展期後,如公文實際有積壓事實者,仍應負積壓之責任。
七、本局稽催作業程序如下:
    (一)訊息通知:
        1.對公文逾期未辦結案件,每日經由「公文整合及線上簽核管理系統
          」(以下簡稱公文系統)傳送訊息通知至各相關人員。
        2.開會通知、限期公文及重要案件,於開會日期及辦理期限前一日,
          由公文系統傳送訊息通知至各相關人員。
    (二)電郵稽催:
        1.公文每逾期一日以上者,將電郵逾期案件通知至各承辦人員。
        2.公文每逾期三日以上者,將電郵逾期案件通知至各承辦人員、科長
          及單位稽催人員。
        3.如各科室尚未將公文分辦至承辦人員而已逾期者,將電郵逾期案件
          通知至單位稽催人員。
        4.公文每逾期七日以上者,將電郵逾期案件通知至單位主管、科長、
          承辦人員及單位稽催人員。
    (三)報表稽催:本局總稽催人員於每月一日、十一日及二十一日(遇假日
        順延),列印本局各單位及承辦人員之逾期案件統計報表,發函相關
        單位進行催辦,單位稽催人員務必洽催及送陳單位主管核閱。
    (四)前項報表稽催執行三日後,由本局總稽催人員列印稽催結果統計表及
        各單位承辦人員稽催結果明細表,電郵相關同仁再次催辦。
    (五)部收案件部分,除同前述本局稽催作業程序辦理外,另加強催辦方式
        如下:
        1.公文系統特別標示顏色為紫色,以提醒承辦人優先辦理,並於公文
          夾貼示公文優先核閱提示單,提醒各級人員注意以爭取時效。
        2.本局總稽催人員每週於本部催辦前二日,應先行洽催;另每二週將
          部收發文案件依排名製作統計表陳核後,函送本局各單位及高雄辦
          事處。
        3.部收逾期案件將電郵傳送至單位稽催、承辦人員、科長、副主管、
          主管、主任秘書、副局長及局長。
    (六)各單位應自行列印「重要案件」清單,送請副主管控管。
八、本局各單位同仁處理公文如有下列情事之一者,所屬單位主管應將其列入
    平時成績考核紀錄表,並得視情節輕重,提報本局考績委員會予以議處:
    (一)無故拒收公文或對承辦公文延不簽收超過二日。
    (二)對於分辦公文認為非屬本單位主辦者,無故延至公文逾期才移辦,致
        產生不良後果。
    (三)無故毀損、遺失公文至無法補救。
    (四)公文未依規定辦理逕自存查銷號,規避稽催致產生不良後果。
九、公文逾期處理標準:
    (一)報表稽催顯示逾期三日至十四日,由各單位自行列管追蹤。
    (二)報表稽催顯示逾期十五日至三十日仍未辦理者,由本局秘書室陳報主
        任秘書後函送承辦單位及人事室並列入年終考績參考。
    (三)報表稽催顯示逾期超過三十日者,由秘書室簽請提報本局考績委員會
        予以議處。
圖表附件: